5 défis lancés par le télétravail (et comment y faire face)

À mesure que le marché du travail se digitalise, les équipes distribuées deviennent la nouvelle norme.

D’ici 2028, près de 73 % des équipes incluront des télétravailleurs, selon le rapport Future Workforce Report 2019 publié par Upwork. Près des deux tiers de la main d’œuvre seront composés d’enfants du numérique : de jeunes professionnels qui recherchent des entreprises proposant flexibilité ou télétravail.

Et le télétravail a beaucoup d’avantages : vous ne restez plus bloqué dans les embouteillages dès le matin, personne ne supervise constamment votre journée, vous n’avez pas besoin d’un casque à réduction de bruit. Vous pouvez faire une petite sieste à l’heure du déjeuner, sortir faire quelques courses ou encore aller chercher les enfants à l’école.

Le télétravail, c’est bien, mais ce n’est pas sans complications.

Aujourd’hui, plus que jamais, il est essentiel pour les responsables et pour les télétravailleurs d’identifier les pièges potentiels du travail à domicile, et de savoir comment leur faire face. Les résultats en vaudront la peine. De multiples études relient directement le télétravail à une meilleure productivité et à des employés plus heureux, ce qui diminue ensuite les coûts de turnover pour ces entreprises. Vous avez tout à y gagner, si vous faites bien les choses.

Ici, chez Kantree, nous sommes avant tout une équipe opérant en télétravail. Cela signifie que nous sommes libres de travailler n’importe où, puisque tout notre travail est numérisé et accessible à l’ensemble de l’équipe. Ce mode de travail nous convient très bien, grâce à des efforts délibérés entrepris pour éviter les difficultés les plus couramment posées par le télétravail. Voici quels sont ces défis et comment y faire face. [Voir aussi : Comment le fait d’être une coopérative sert de moteur à notre startup.]

1. Gestion du travail

Occasionnellement, vous allez peut-être vouloir « prouver » à vos clients ou à vos collègues que vous êtes aussi productif à domicile que vous le seriez au bureau.

C’est parce que le télétravail est souvent associé aux entreprises technologiques, alors que dans d’autres domaines, il est souvent mécompris par les responsables (quand il ne provoque pas simplement leur méfiance). Cette mentalité dépassée doit être remplacée par les notions de transparence et de confiance si l’entreprise veut continuer à garder son avance sur ses concurrents. D’ailleurs, une étude d’une durée de deux ans, effectuée par l’université de Stanford a montré « une amélioration de 13 % des performances chez les télétravailleurs. »

Cela dit, les employés en télétravail doivent s’efforcer d’organiser leur journée de travail afin d’avoir des résultats à présenter au bout du compte. Voici quelques-uns de nos conseils qui ont fait leurs preuves :

• Réveillez-vous et commencez à travailler chaque jour à la même heure,
• Utilisez des outils numériques afin de vous mettre à la disposition de vos équipes et de vos clients,
• Priorisez les tâches, créez un calendrier de travail et respectez-le,
• Tenez votre équipe au courant des projets importants,
• N’oubliez pas de… mettre un terme à votre journée de travail : il est très facile de se laisser emporter et de travailler tard lorsque l’on est « la tête dans le guidon ».

Le saviez-vous ? Où qu’elles se trouvent, les équipes distribuées peuvent gérer des projets à l’aide du tableau kanban visuel de Kantree. Pour débuter, choisissez un modèle pré-configuré afin de créer un nouveau projet, complétez-le de cartes de tâches, puis personnalisez-le en y ajoutant les délais à tenir, les personnes assignées aux tâches et des rappels.

2. Interruptions

En télétravail, vous n’avez peut-être pas à faire face aux interruptions typiques de la vie de bureau (visite de collègues ou de responsables, conversations interminables près de la machine à café, appels commerciaux un peu trop bruyants) mais d’autres les remplacent fréquemment : les enfants qui courent partout, ou encore les voisins qui viennent vous dire bonjour… C’est à vous de minimiser les interruptions afin de rester concentré tout au long de la journée.

Assurez-vous de disposer chez vous d’un espace de travail confortable et exclusif, ou d’un coin tranquille dans un café coworking, si cela fonctionne pour vous. Communiquez avec votre entourage pour leur faire savoir que le télétravail à la maison reste du travail et que vous n’êtes pas à leur entière disposition.

Plutôt que de passer votre temps à être constamment distrait et occupé à droite et à gauche, réservez des créneaux durant lesquelles vous pouvez faire des courses, envoyer des messages à vos amis ou vous occuper d’autres tâches non-professionnelles. Après tout, le télétravail vous offre cette liberté, mais n’en abusez pas.

3. Communication au sein de l’équipe

Pour qu’une approche orientée télétravail fonctionne, les entreprises doivent s’assurer que les télétravailleurs ont l’impression de faire autant partie de l’équipe que les employés présents au bureau. Comment les tenir au courant ? Tout d’abord, l’intégralité de vos documents de travail doit être disponible en ligne, et ensuite, l’équipe a besoin d’outils numériques pour communiquer.

Chez Kantree, plutôt que d’avoir recours aux courriers électroniques pour les interactions du quotidien, nous utilisons Mattermost. Au sein de cet outil, divers canaux nous permettent de rester organisés et les informations sont facilement accessibles par toute l’équipe. Il en va de même pour le suivi des projets dans Kantree : lorsque cela est nécessaire, nous savons où chercher.

[Découvrez 7 fonctionnalités essentielles de Kantree pour les équipes en télétravail.]

4. Isolation

Si vous êtes quelqu’un d’introverti, le télétravail peut vous paraître la solution idéale. Mais si vous êtes une personne extravertie, et que vous recherchez les interactions avec autrui, alors les choses sont plus compliquées.

Le sentiment d’appartenance à une communauté et de travail commun en direction d’un objectif partagé fait partie intégrante du travail d’équipe. Pour encourager le travail d’équipe, les responsables peuvent créer une communauté en ligne à l’aide d’outils de communication asynchrones. Autre solution potentielle : l’organisation de sorties mensuelles ou de voyages annuels en équipe selon que votre équipe est plus ou moins distribuée.

L’équipe Kantree est basée à Paris et à Bordeaux, mais occasionnellement, nous travaillons depuis d’autres sites, par exemple durant des événements ou des voyages d’affaires. La plupart d’entre nous passent au bureau 2 ou 3 fois par semaine, et nous nous réunissons aussi pour des déjeuners hebdomadaires. L’intégralité de l’équipe se réunit une fois tous les deux mois.

Si vous télétravaillez, essayez les cafés ou les espaces coworking, où vous serez entouré d’autres télétravailleurs ou d’indépendants, ce qui vous permettra de vous sentir moins isolé (et en prime, le fait de voir tout le monde penché sur son clavier vous donnera peut-être un peu de motivation supplémentaire). Quelques suggestions pour rencontrer d’autres personnes : programmez des déjeuners avec vos amis, assistez à des événements de réseautage, inscrivez-vous à des cours du soir.

5. Mauvaises habitudes de santé

Lorsque vous travaillez depuis votre domicile, vous devez être particulièrement attentif à vos habitudes de santé. Est-ce que vous mangez trop ou pas assez ? Est-ce que vous travaillez trop longtemps ? Quel est votre niveau de stress ?

Afin de télétravailler de manière optimale, vous devriez prendre soin de votre santé physique et mentale. La gestion du temps et une communication efficace au sein de l’équipe sont essentielles, puisqu’elles peuvent avoir un impact direct sur vos performances, mais vous pouvez aussi prendre d’autres initiatives.

Assurez-vous de dormir pendant 7 à 8 heures (ne plus avoir à vous déplacer vous permet de dormir plus longtemps), conservez une alimentation saine, éloignez-vous occasionnellement de l’écran pour vous éclaircir les idées, et trouvez un peu de temps pour faire de l’exercice - même si ce ne sont que quelques étirements ou une petite marche après le déjeuner. Lorsque vous êtes en bonne santé et en pleine forme, vous êtes généralement plus productif et moins stressé.

Vous voulez partager avec nous comment vous avez utilisé Kantree pour connecter vos équipes distribuées ? Envoyez-nous un mail et nous inclurons peut-être votre témoignage dans une future publication.