Guide complet [octobre 24]

Il est bien connu qu’Asana fait partie des outils les plus utilisés pour la gestion de projet en ligne. Asana est en effet un outil très populaire mais cela ne fait pour autant pas de lui le meilleur outil pour tous les cas d’usages. En recherchant les quelques avis à propos d’Asana et en le testant sur des cas d’usages évolués, on se rend compte que son usage est limité. Pour les projets industriels qui impliquent une complexité et une technicité qu’un outil standard ne peut supporter, cela devient vite un casse-tête.

Avis d’un professionnel dans le secteur industriel, juillet 2024

Dans cet article, nous allons passer en revue les différentes fonctionnalités basiques et nécessaires de la gestion de projet. Appuyés de capture d’écran pour chacune d’elle.

Pour un accès rapide aux catégories essentielles pour tout logiciel de gestion de projet en ligne, cliquez sur les catégories testées :

1. Aperçu de Kantree
2. Aperçu d’Asana
3. La gestion des tâches et personnalisation
4. La hiérarchie et structure des données
5. Les filtres et recherches avancées
6. La visualisation du tableau Kanban
7. La centralisation du travail
8. Les workflows automatisés
9. Les formulaires et la collecte de données
10. Quel outil de projet finalement choisir ?

Kantree : L’alternative flexible pour tous types de projets

Son histoire

Kantree est un logiciel de gestion de projet, qui permet de collaborer facilement sur des missions et d’améliorer la productivité et visibilité des travaux d’équipes. Il offre la possibilité de partager des tâches, de gérer l’évolution des projets en temps réel ou encore d’exécuter des processus personnalisés. La création de Kantree date de 2016 et est née du constat de la multiplicité et complexité du marché des plateformes collaboratives. Kantree est un produit géré par Digicoop, une coopérative de salariés française.

Avantages de Kantree :

• Structure de cartes entièrement modulable
• Champs personnalisables sans limitation
• Vues et rapports hautement configurables

Asana : Le choix pour la gestion de projet simple

Son histoire

Les fondateurs d’Asana, Dustin Moskovitz et Justin Rosenstein, se sont rencontrés au sein de Facebook. L’outil a été créé en 2011 avec l’objectif d’apporter une meilleure visibilité sur les tâches à accomplir et leurs échéances. Il est organisé en espaces de travail qui contiennent des projets, ces derniers contenant des tâches. Aujourd’hui, le groupe américain est côté au NYSE (New York Stock Exchange) et a généré près de 547 millions de $ de chiffres d’affaires en 2023.

Avantages d’Asana :

• Interface pensée pour la gestion des tâches
• Intégration avec un certain nombre d’applications tierces

Comparaison fonctionnelle : Asana vs Kantree

Gestion des tâches et personnalisation

Asana se concentre principalement sur les tâches et les projets, offrant une approche standardisée. En revanche, Kantree adopte une vision plus large de la collaboration, permettant une personnalisation poussée des cartes et des champs. Cette flexibilité de Kantree est particulièrement avantageuse pour les équipes ayant des besoins spécifiques ou des processus uniques.

Le focus d’Asana

Le focus initial est sur les tâches. En effet, tout leur vocabulaire est tourné dans ce sens. On sent que l’outil est tourné vers la gestion des tâches et qu’il se restreint à ce cas spécifique. Dès l’onboarding, Asana guide l’utilisateur à ce qu’il remplisse des tâches. Il est ainsi créé pour de la gestion de projet simple.

La terminologie de “tâches” dès l’onboarding

Le focus de Kantree

Kantree parle d’entrée de jeux de “cartes” comme une unité d’information. Cela peut se voir dans leur librairie de modèles puisqu’une carte peut représenter une personne, une réunion, un ticket support, un projet ou encore bien évidemment une tâche. La compréhension de l’information est vue à un niveau plus global. L’utilisateur est lancé dans l’application dans le but de s’approprier l’information qu’il souhaite et cela se ressent au niveau du vocabulaire utilisé. L’outil a été pensé pour s’adapter à différentes méthodologies de gestion de projet comme scrum, Kanban,…

La vue des équipes à paramétrer est un exemple montrant la modularité de l’outil

Les champs des cartes dans Asana

Lorsque l’on ouvre une carte, ou plutôt une tâche selon les termes spécifiques d’Asana, il nous est impossible de rajouter un champs directement dans cette tâche. Il convient de fermer cette carte et de retrouver notre vue “liste” pour pouvoir trouver le bouton “rajouter un champ” situé à l’extrémité de la liste. Les champs possibles sont limités à un nombre de 8 au total.

La création de champs est limité

Les champs des cartes dans Kantree

Ajouter un champs dans Kantree est facile puisqu’on peut le faire à partir du moment où on ouvre une carte, quel que soit la vue dans laquelle on se trouve. Il suffit de passer sa souris et un menu dépliant s’affiche aussitôt. Il y a au total 28 possibilités de champs différents.

La création de champs directement dans la carte

Hiérarchie et structure des données

Alors qu’Asana limite les sous-tâches à un seul niveau, Kantree offre une hiérarchie de données presque infinie. Cette capacité de Kantree à gérer des structures complexes le rend idéal pour les projets multidimensionnels ou les organisations avec des processus imbriqués.

Les sous-cartes dans Asana

Il n’est seulement possible que de rajouter un niveau de sous-tâches. Ces sous-tâches n’ont pas la structure du carte, elles sont seulement une “to-do-list” sans pouvoir y rajouter des éléments complémentaires.

La vue d’une sous-tâche dans Asana

Les sous-cartes dans Kantree

Il y a la possibilité de rajouter autant de sous-tâches que possible avec un niveau de hiérarchie des données presque infini. En créant une sous-tâche, la structure est la même qu’une carte à savoir que tous les champs d’une sous-tâche peuvent être modulables, jusqu’à être totalement différents de la carte parent, si souhaité.

Une sous-carte se comporte comme une carte dans Kantree

Filtres et recherche avancée

Les filtres dans Asana

Les filtres dans Asana sont possibles qu’à partir de certains éléments prédéfinis dans l’application. Il s’agit de filtres simples qui sont utilisables seulement dans ce cadre précis.

Le nombre de filtre limité dans Asana

Les filtres dans Kantree

Les filtres dans Kantree reprennent l’éditeur de filtre de la même façon qu’Asana, à la différence que Kantree propose des filtres avancées beaucoup plus modulables. En effet, en utilisant le langage KQL, ils permettent une finesse plus grande dans les informations recherchées et les jointures possibles (and/or/if/…).

Un choix multiple ou un langage de requête en fonction de l’affinité de l’utilisateur

Visualisation du tableau Kanban

Bien qu’Asana propose une vue Kanban, Kantree offre une plus grande flexibilité dans l’affichage et la densité des cartes. Cette caractéristique de Kantree est particulièrement bénéfique pour les équipes qui gèrent de nombreuses tâches simultanément et ont besoin d’une vue d’ensemble claire.

Le tableau Kanban dans Asana

Asana permet d’afficher seulement 2 tâches visibles dans son tableau Kanban. Il n’y a pas la possibilité de réduire la taille des cartes pour pouvoir en afficher plus à l’écran. Le maximum de colonnes qui s’affichent à l’écran est de 4. Le maximum de cartes visibles se retrouve donc à 2*4, 8 cartes.

Pas de possibilité de changer l’affichage des cartes

Le tableau Kanban dans Kantree

Kantree permet d’ajuster la densité des cartes. Ainsi, Kantree permet d’afficher 7 cartes à l’écran avec un visuel. Pour un Kanban sans image, Kantree dispose au minimum 8 cartes par colonne. La vue Kanban permet d’afficher jusqu’à 6 colonnes rendant la vue possible de 6x8 donc 48 cartes soit 6x plus qu’Asana.

L’affichage a été pensé pour accueillir de nombreuses cartes visibles

Centralisation du travail

Kantree se distingue par son flux de travail complet, offrant une meilleure traçabilité et visibilité sur les activités de l’équipe, contrairement à l’approche plus limitée d’Asana. Cette fonctionnalité de Kantree est cruciale pour les managers qui souhaitent suivre de près les progrès de leur équipe.

La centralisation du travail dans Asana

Asana ne fait remonter que les assignations dans son espace “Boîte de réception”. Ainsi, même si une création de tâche ou une action est faite sur une carte nous concernant, il n’y a pas de traçabilité. En faisant le test d’une assignation à soi-même, elle ne remonte pas non plus.

La centralisation du travail dans Asana

La centralisation du travail dans Kantree

Kantree affiche un flux de travail (tel un flux social) car l’outil permet de retrouver les mises à jour des cartes que l’utilisateur suit et sont centralisées dans l’espace “my work”. Certaines actions peuvent être paramétrées selon l’objectif de l’utilisateur à savoir la possibilité de marquer comme “lu” à partir du moment où la personne a répondu à un commentaire.

Le flux d’activité qui retrace tout dans Kantree

Workflows automatisés

Alors qu’Asana brille par ses intégrations avec des outils tiers, Kantree se démarque par ses automatisations internes hautement personnalisables. Cette flexibilité de Kantree est idéale pour les équipes qui cherchent à optimiser leurs processus internes sans dépendre d’outils externes.

Les automatisations dans Asana

Les automatisations sont simples, encore une fois le vocabulaire est concentré sur les tâches seulement. Les automatisations sont à construire parmi des règles qui sont prédéfinies. Ces dernières sont plus adéquates en utilisant les intégrations natives qui couvrent certains outils spécifiques qui nécessitent cependant de les posséder, multipliant les coûts de son utilisation.

L’éditeur d’automatisation dans Asana

Les automatisations dans Kantree

Les automatisations sont paramétrables d’une manière simple avec l’éditeur ou avec la possibilité d’utiliser le langage KQL, rendant les workflows bien plus complets pour les besoins spécifiques. Il y a la possibilité d’y ajouter des branches conditionnelles ou des conditions bien spécifiques lors de la création de workflow complexes.

L’éditeur d’automatisation dans Kantree

Formulaires et collecte de données

Kantree va au-delà de la simple collecte de données en offrant des fonctionnalités de suivi et de communication directement liées aux formulaires, une fonctionnalité absente chez Asana. Cette capacité de Kantree est particulièrement utile pour les équipes qui interagissent fréquemment avec des clients ou des parties prenantes externes.

Les formulaires dans Asana

Asana permet d’éditer un formulaire par un simple drag et drop. La seule personnalisation possible est le rajout d’une image de couverture. Il n’y a aucune autre option possible.

L’éditeur de formulaire dans Asana

Les formulaires dans Kantree

Kantree dispose d’un éditeur semblable à la différence qu’il permet de rajouter un tracking. lorsqu’un utilisateur soumet un formulaire, il pourra suivre l’état d’avancement de sa demande au fur et à mesure de l’avancée dans le workflow. Par ailleurs, il aura la possibilité de laisser un commentaire et donc de converser sur la base de ce formulaire.

L’éditeur de formulaire dans Kantree

Finalement, quel outil choisir pour votre équipe projet ?

Le choix entre Asana et Kantree dépendra largement de vos besoins spécifiques :

• Kantree convient mieux aux équipes multidisciplinaires nécessitant une solution de gestion de projet flexible et adaptable à divers types de projets, qui sera utilisé par plusieurs équipes de plusieurs départements.
• Asana est idéal pour les équipes projet cherchant un outil basique pour le suivi des tâches.

En fin de compte, le meilleur logiciel de gestion de projet agile sera celui qui s’adaptera le mieux à vos workflows existants tout en offrant la flexibilité nécessaire pour évoluer avec votre équipe.