To do, doing, done : Introduction à la méthodologie kanban

Qu’est-ce que le kanban ?

L’une des pratiques qui ont émergé ou ont été assimilées par le mouvement agile, kanban a gagné en popularité au cours des 10 dernières années en tant que méthode de gestion du changement pour améliorer la façon dont les entreprises organisent leur flux de travail.

Dans cet article, nous vous proposons une introduction à la méthodologie Kanban, y compris ses origines et son évolution, suivie des bonnes pratiques Kanban et de quelques ressources recommandées pour une lecture plus approfondie.

Kantree a été pensé à l’origine comme un outil pour Kanban ce qui explique une partie de notre nom

A l’origine du Kanban

La méthode remonte à l’industrie manufacturière du Japon d’après-guerre, où le kanban était utilisé comme système de signalisation.

Plus spécifiquement, cela provient du système de production de Toyota qui a été développé dans les années 1950 en tant que mise en œuvre d’un système de fabrication « au plus juste ».

De petites cartes en papier appelées kanban - 看板 en japonais, signifiant étiquette - ont été utilisées pour suivre les demandes des clients et découvrir les problèmes dans le flux de production.

C’est devenu la base des cartes kanban que vous voyez aujourd’hui dans un outil de gestion de projet comme Kantree. Les cartes « à faire », « en cours » et « terminé » sont couramment utilisées pour gérer le flux de travail.

Exemple d’un tableau kanban dans Kantree

Emergence des principes de la méthode kanban

Grâce au travail de l’ingénieur logiciel David J. Anderson - qui s’est rendu compte que la méthode Toyota pouvait être appliquée à n’importe quelle entreprise et processus de travail - et les efforts de la communauté du développement, kanban est devenu « une approche de changement incrémental et évolutif » pour le développement technologique et l’organisation des opérations.

Comment fonctionne le kanban ? 

La méthode comprend 4 principes qui recommandent de commencer par l’état actuel de l’organisation, de reconnaître ce qui fonctionne déjà bien et d’améliorer ce qui ne fonctionne pas, une étape à la fois. Il encourage également à donner aux gens les moyens d’effectuer ces changements, permettant ainsi à un esprit Kaizen de se répandre dans l’entreprise.

Kaizen, ou « amélioration continue » en sino-japonais, fait référence à l’amélioration continue des activités et à l’implication de tous les membres de l’équipe dans le processus.

Voici les quatre principes de la méthode Kanban :

1. Commencez par ce que vous faites déjà

Commencer avec Kanban n’implique pas de changer radicalement la façon dont vous êtes organisé. Cela commence par essayer de visualiser le flux de création de valeur dans votre organisation. Puis lentement, vous appliquez des correctifs dans vos systèmes pour éliminer les goulets d’étranglement et maximiser votre flux de travail ou workflow.

2. Appliquez de petits changements à votre système

Pour compléter le premier principe, le second nous dit que les changements doivent être aussi petits que possible et toujours dans un sens de continuité et d’évolution du système existant. Cela aide à réduire la résistance due à l’incertitude et à la peur qui pourraient apparaître lorsque les changements sont trop brutaux.

3. Respectez votre configuration organisationnelle existante

La façon de penser kanban reconnaît la valeur qui existe déjà dans votre organisation, comme les processus ou les rôles et responsabilités des membres de l’équipe.

La méthode Kanban vous encourage à conserver (ou à améliorer) ce qui fonctionne déjà bien et à n’appliquer les modifications que là où elles sont vraiment nécessaires. En d’autres termes : pas de Big Bang. Comme l’affirme David J. Anderson, les principes visent à aider à « éviter la résistance émotionnelle au changement ».

4. Encouragez le leadership dans toute l’entreprise

Ici, il est important de distinguer le management du leadership. Tout le monde (pas seulement la direction) doit être encouragé à agir en tant que leader et à le devenir. Les leaders sont des personnes qui ne sont jamais satisfaites de la qualité de leur travail et qui s’améliorent continuellement. Cet état d’esprit est appelé Kaizen, comme mentionné précédemment.

Les bonnes pratiques Kanban

Grace à des implémentations réussies de Kanban, des bonnes pratiques ont émergé. Elles ont été ajoutées progressivement à la méthode.

Voici les trois principaux conseils kanban : 

1. Visualiser votre workflow

Mettez en place un outil pour visualiser et mesurer comment le travail se déroule dans votre organisation. Prenez par exemple un tableau kanban, avec des cartes et des colonnes, où chaque colonne représente une étape de votre processus et chaque carte une tâche. Comprendre votre flux de travail est une première étape cruciale avant d’appliquer des modifications.

2. Mettre en place un système de traction

Afin d’améliorer la prévisibilité de la livraison de votre travail, vous êtes encouragé à établir un système de traction. L’idée est que le nouveau travail est « tiré » dans l’étape suivante du processus (représentée par une colonne dans le tableau Kanban) uniquement lorsqu’il y a une capacité disponible pour le gérer. Cela permet d’éliminer le multitâche et de se concentrer plutôt sur les priorités.

3. Limiter les tâches en cours (TEC)

Pour améliorer encore l’efficacité, vous devez définir des limites de tâches en cours, afin que votre flux ne soit pas « bloqué » en raison d’un trop grand nombre de tâches inachevées (la colonne « en cours »). C’est un moyen de contrôler le flux de travail et d’aider les équipes à se concentrer sur l’exécution des tâches.

La méthodologie est accompagnée de conseils en conduite du changement :

• rendre les politiques et les processus explicites, afin que tout le monde dans l’organisation les connaisse et puisse participer à leur amélioration ;
• appliquer une approche scientifique à la mise en œuvre des changements afin de réduire l’incertitude ;
• mettre en œuvre des boucles de rétroaction (c’est-à-dire un mélange de bonnes pratiques, d’outils et d’automatisation) pour surveiller en permanence votre système.

Ce qu’il faut retenir du kanban

La méthode Kanban est excellente pour:

• évaluer les processus de votre organisation et les améliorer;
• augmenter la vitesse de livraison et la prévisibilité grâce à une meilleure gestion du flux de travail;
• avoir des équipes et des collaborateurs plus heureux, qui s’investissent dans votre projet;
• mettre en place un état d’esprit Kaizen et créer une dynamique d’amélioration continue.

Kanban n’est pas une méthodologie de gestion de projet en soi, mais vous aide à améliorer votre gestion de projet en continu. Et si le tableau kanban est l’un des outils les plus connus pour fournir une visualisation du workflow, la méthode Kanban ne doit pas s’y réduire.

Ressources utiles

Qu’est-ce que le kanban ? : Julia Webster fournit un résumé utile de ce qu’est Kanban. Consultez ses autres articles, vous en apprendrez beaucoup sur les méthodes agiles.

Kanban appliqué au développement logiciel : de l’Agilité au Lean (FR) : en 2008, Kenji Hiranabe a écrit un article fantastique sur Kanban et son origine dans le Lean Manufacturing au Japon. Toujours utile de le lire.

Entretien avec David J. Anderson (FR) : Cela vaut toujours la peine de lire David sur Kanban. Consultez son blog si vous souhaitez suivre l’avenir de Kanban.