3 astuces pour mettre en place un tableau Kanban efficace

On demande souvent à notre équipe comment commencer à utiliser la méthode kanban pour organiser le travail. Partir de zéro peut être difficile. Sans les bonnes pratiques, il ne faudra pas longtemps avant de laisser votre nouveau tableau dépérir et votre équipe va l’oublier rapidement.

Mais ce n’est pas une bonne idée, car des tableaux kanban conviviaux seront indispensables dans un lieu de travail post-covid plus flexible, c’est-à-dire un avec des équipes de plus en plus dispersées nécessitant les bons outils numériques pour gérer les projets à distance.

C’est pourquoi nous sommes là pour vous aider à démarrer. Utilisez ces trois conseils simples pour mettre en place un tableau kanban efficace qui sera apprécié et utilisé par tous les membres de votre entreprise.

1. Commencez simple et adaptez votre tableau kanban au fur et à mesure

Tout d’abord. Qu’est-ce qu’un tableau kanban? C’est un moyen de montrer comment votre travail se déroule entre différentes phases, en partant d’une idée et jusqu’à l’état « fini ».

Le principe de base d’un tableau kanban est d’avoir des colonnes représentant les phases du projet et des cartes représentant des travaux ou des tâches. Votre objectif est de déplacer les cartes entre les colonnes de façon à refléter l’état de votre travail. De cette manière, lorsque vous regardez votre tableau kanban, vous avez un bon aperçu de ce qui se passe dans votre équipe.

Un modèle de tableau kanban simple dans Kantree avec les étapes du projet

Si vous ne savez pas par où commencer, utilisez les trois colonnes de base représentant les étapes du projet, c.a.d. À faire, En cours, Terminé. Cela vous aidera à avoir une idée du flux de travail.

Remarquez le sens unidirectionnel de gauche à droite, la règle de base de la visualisation du flux de travail. Tout comme une rivière coule dans une direction, aborder le travail de la même manière vous aidera à identifier rapidement tout problème dans votre débit.

Après cela, notez vos tâches sur des cartes et placez-les dans les bonnes colonnes.

Assurez-vous qu’une carte représente une partie indépendante du travail à accomplir. Vous voulez éviter les dépendances entre vos cartes, sinon vous masquerez la complexité de votre tableau kanban et vous pourriez louper l’identification de problèmes potentiels dans votre processus.

Bien sûr, vous pouvez (et devez !) personnaliser le flux pour l’adapter à votre façon de travailler. Mettez-le à jour à tout moment, mais assurez-vous que toute votre équipe comprenne les changements (voir #2).

Les types de colonne que vous utilisez dépendront de plusieurs facteurs, tels que votre workflow actuel, le type de travail et la structure de votre équipe. Il est préférable de rester simple, mais avec Kantree, vous avez plus de contrôle et pouvez couvrir plus de scénarios avec des colonnes supplémentaires.

Exemple de tableau kanban personnalisé pour une équipe logicielle [source]

Pressé ? Notre bibliothèque de modèles en pleine croissance contient des tableaux Kantree prêts à l’emploi (des workflows kanban préconfigurés et d’autres vues de projet, comme une feuille de calcul ou une chronologie). Ils sont conçus pour vous permettre de démarrer rapidement un nouveau projet, qu’il s’agisse de ventes, de marketing, de ressources humaines ou de gestion de produits. Tout comme les tableaux mis en place à partir de zéro, ils sont entièrement personnalisables.

Mais vous n’en avez pas encore fini avec la méthode kanban ! Si vous vous arrêtez maintenant, vous aurez des difficultés à ce que toute votre équipe l’utilise efficacement. Ce qui nous amène au point suivant.

2. Configurer des politiques de kanban intelligentes

Une règle importante de la méthode Kanban est de mettre en place des politiques d’utilisation de votre tableau. L’autre partie de la règle est de s’assurer qu’elle est claire pour tous les membres de votre équipe.

Bien que souvent oubliée, cette règle est la clé pour tirer le meilleur parti de votre tableau.

Vos politiques doivent aborder les points suivants :

• Quelles conditions une « carte / post-it » doit-elle remplir pour entrer dans une colonne;
• Quelles conditions la carte doit-elle remplir pour quitter une colonne;
• Comment et pourquoi vous définissez une limite au nombre de cartes dans une colonne particulière;
• D’autres règles, telles que qui peut déplacer les cartes entre les colonnes et quand vous devez retirer une carte du tableau.

Vous n’êtes pas obligé d’expliquer chaque petit détail, mais vous devez être suffisamment clair pour que toute l’équipe comprenne comment utiliser le tableau kanban.

L’une des politiques kanban les plus importantes est la définition de Terminé. Si tout le monde s’accorde sur ce qu’est une tâche terminée, vous éviterez beaucoup de problèmes, par ex. travail inachevé qui entre en production, responsabilités peu claires, tensions au sein de l’équipe.

Nous vous recommandons également de limiter le nombre de cartes dans votre colonne En cours. Cela s’appelle une limite TEC (Tâches En Cours) / WIP (Work in Progress).

Fondamentalement, vous ne voulez pas avoir plus de cartes dans votre colonne En cours que le nombre de personnes utilisant votre tableau kanban. L’objectif est de se concentrer sur le travail en cours afin d’éviter de laisser des tâches dans un état inachevé et d’empêcher le multitâche. Si elle est bien faite, la limite TEC/WIP renforcera votre flux de travail et améliorera la productivité.

3. N’oubliez pas les boucles de rétroaction

Un tableau kanban ne doit pas être configuré une seule fois et laissé comme ça pour toujours. Au fur et à mesure que votre entreprise grandit, vos processus évolueront également. Bientôt, vous remarquerez une marge d’amélioration dans votre flux de travail et vous voudrez le modifier.

C’est pourquoi il est recommandé de prendre du recul régulièrement, d’examiner votre tableau kanban et vos processus de travail, et d’apporter des modifications à votre organisation en conséquence. Cela peut être aussi simple qu’une nouvelle colonne ou une nouvelle façon de mettre en évidence les différents types de travail dans votre tableau (par exemple, en utilisant des cartes de couleur personnalisées). Ou vous devrez peut-être mettre à jour votre politique kanban.

Ces boucles de rétroaction sont souvent négligées dans la méthodologie Kanban, mais elles aident à garder votre flux de travail efficace à long terme.

Aller plus loin: exemple d’un tableau kanban avec des projets regroupés par membres

Ce qu’il faut retenir

Avec ces conseils, vous pouvez facilement mettre en place un tableau kanban efficace et en tirer le meilleur parti avec votre équipe. N’oubliez pas de:

• Commencer avec un tableau de base (ou utilisez l’un de nos modèles) et voyez comment cela se passe;
• Vous assurer que tout le monde comprenne comment l’utiliser en définissant des politiques claires sur les colonnes;
• Essayer une limite WIP (Work In Progress), cela aidera à améliorer la productivité;
• Analyser régulièrement vos pratiques et mettez à jour les tableaux en conséquence (il est bon de mettre en place un événement récurrent dans votre calendrier).