Comment ne pas se sentir débordé au travail

Nous avons tous des jours où nous nous sentons débordés au travail. Il y a des projets que nous essayons de terminer et de nouveaux projets qui arrivent. Il y a des réunions avec les clients, des conférences téléphoniques, des chaînes d’e-mails et des messages Slack.

Et si vous êtes nouveau dans le travail à distance], vous essayez peut-être de trouver votre routine. Parfois, on a l’impression qu’il se passe trop de choses.

Entre toutes les échéances et les distractions, il est facile de se déconcentrer, de devenir anxieux et de vouloir en faire trop, ou de se sentir moins motivé et moins confiant. Pour rester productif et faire avancer les choses, nous devons d’abord gérer le stress au travail.

Voici six étapes pour vous aider à vous remettre sur les rails.

1. Faites en sorte que votre liste de choses à faire travaille pour VOUS

La liste des choses à faire, qui semble interminable, peut être source d’anxiété. Mais essayez de la considérer comme un guide amical à travers les projets, plutôt que comme un rappel de ce que vous n’avez pas fait. Examinez votre charge de travail et décidez quelles tâches requièrent votre attention maintenant (voir n° 3) et lesquelles peuvent attendre, en fonction notamment du niveau de priorité et des échéances (nos tableaux croisés ou swimlanes sont très utiles pour visualiser cela).

Parfois, le simple fait de s’organiser, de dresser une liste de choses à faire pour le lendemain ou la semaine à venir, peut suffire à calmer votre esprit et à vous aider à gérer le stress au travail.

Un exemple de vue matricielle dans Kanban avec la possibilité de créer un tableau à 2 entrées

2. Minimisez les distractions

Que vous travailliez à domicile ou dans un bureau très fréquenté, les distractions ne manquent pas : messages qui s’affichent, appels téléphoniques, collègues ou personnes de votre foyer qui veulent parler.

Lorsque vous êtes assis pour un temps de travail ininterrompu, minimisez les interruptions : désactivez les notifications par e-mail et par téléphone (sauf si elles sont nécessaires à votre tâche), utilisez la fonction “ne pas déranger” sur Slack ou Skype, bloquez votre agenda pour éviter d’être entraîné dans des réunions de dernière minute.

3. S’attaquer à un projet que vous avez commencé, mais que vous n’avez pas terminé.

Afin d’entrer dans la zone de productivité et de reprendre confiance, reprenez une tâche que vous avez commencée, mais que vous n’avez pas terminée. Trouvez-en une qui ne demande pas beaucoup de temps ou d’efforts, puis attaquez-vous à une autre. Vous rayerez des éléments de votre liste de tâches et vous vous sentirez plus en contrôle, ce qui vous permettra de passer à des tâches plus importantes. Considérez cela comme une séance d’échauffement.

4. Faire le minimum pour accomplir une tâche (oublier le perfectionnisme)

Une partie de votre anxiété au travail peut être causée par la pression que vous vous imposez. Examinez votre projet pour voir s’il existe un moyen plus simple de le réaliser et passez à autre chose. Le livre blanc que vous rédigez pourrait peut-être être plus court de quelques pages tout en transmettant les informations nécessaires. Ou peut-être que votre grande présentation n’a pas besoin d’autant de diapositives et peut tenir en 30 minutes au lieu de 45.

Cela ne veut pas dire que vous ne devez pas vous efforcer de donner le meilleur de vous-même, mais lorsque vous vous sentez débordé au travail, le perfectionnisme peut provoquer un stress supplémentaire inutile.

5. Faites une pause

Bien qu’il soit agréable d’accomplir les tâches inscrites sur votre liste de choses à faire, travailler sans relâche pendant de longues périodes peut vous épuiser et vous faire perdre votre énergie. Selon une déclaration de l’Organisation mondiale de la santé, le burnout est réel et considéré comme un “phénomène professionnel”.

Faire des pauses, même courtes, peut vous aider à vous ressourcer et à gérer le stress au travail. Cela ne doit pas nécessairement être difficile ou prendre du temps ! Il suffit de faire le tour du pâté de maisons, de manger son déjeuner dehors ou loin de l’écran. Lorsque vous êtes de retour à votre bureau, faites rouler vos épaules vers l’avant plusieurs fois, puis vers l’arrière. Tendez vos bras vers le haut et sur les côtés. Fermez les yeux en prenant quelques respirations lentes et profondes. Même quelques minutes de soin de soi peuvent vous aider à vous detendre.

6. Déchargez-vous de certains projets, si nécessaire

Il est possible que vous vous sentiez dépassé au travail parce que vous avez vraiment trop de tâches à accomplir. Dans ce cas, discutez avec votre responsable ou votre équipe pour déterminer les projets qui doivent rester sous votre responsabilité et ceux qui peuvent être confiés ou partagés avec quelqu’un d’autre.

Chez Digicoop, nous promouvons l’utilisation de l’intelligence collective de l’équipe pour prendre des décisions et augmenter les performances de l’entreprise. Même si vous travaillez pour une entreprise à la structure plus traditionnelle, certains des principes de base, à savoir la confiance et la collaboration de toute l’équipe, peuvent être appliqués pour gérer la charge de travail et faire avancer les projets.