Comment configurer et utiliser les formulaires de projet

Kantree est un outil de gestion collaborative du travail qui vous aide à rester organisé et productif. En effet, lorsque les tâches, les délais et les fichiers sont conservés au même endroit, vous ne perdez pas de temps à les chercher. 

Bien que la création de l’espace de travail de votre équipe dans Kantree puisse se faire en quelques clics à l’aide de nos templates, la gestion de projets impliquant la contribution de tiers est souvent plus complexe et donc chronophage. 

Grâce aux formulaires de projet Kantree, cela peut être fait plus efficacement, en moins de temps.

Les formulaires de projet Kantree sont un moyen rapide de collecter des commentaires clients ou des requêtes et de transformer les données en éléments exploitables dans votre workspace.

Que sont les formulaires de projet et pourquoi les utiliser ?

Les formulaires sont une solution simple pour permettre à des personnes « externes » de créer des cartes dans votre workspace Kantree. Il peut s’agir d’autres équipes au sein de l’entreprise ou de parties externes, telles que des collaborateurs, des clients existants et potentiels ou des candidats à un poste.

Au lieu d’utiliser le courrier électronique ou le chat pour collecter des demandes de travail ou des informations client, puis passer du temps à resaisir des données, vous pouvez utiliser des formulaires pour améliorer votre workflow.

Les formulaires Kantree vous permettent, ainsi qu’aux membres de votre équipe, de :

• collecter facilement des informations, puis de les garder organisées et accessibles à tout moment;
• transformer automatiquement les données en éléments exploitables, de les visualiser sur un tableau Kantree (par exemple, un kanban ou un tableau similaire à Excel ou Google Sheets);
• éliminer la saisie d’informations dans des feuilles de calcul externes;
• envoyer des messages directement depuis Kantree, réduisant ainsi l’encombrement des e-mails.

Les formulaires Kantree sont gérés comme des vues dans les workspaces. Cliquez sur « Ajouter une vue » dans la barre latérale du projet pour ajouter un nouveau formulaire, puis personnalisez-le.

Premiers pas avec les formulaires de projet Kantree

Les formulaires sont gérés de la même manière que les vues dans les workspaces Kantree et peuvent être ajoutés à n’importe quel projet. Pour créer un nouveau formulaire, suivez ces quatre étapes simples :

• AJOUTER : Accédez au workspace de votre choix, puis cliquez sur « Ajouter une vue » dans la barre latérale du projet et sélectionnez « Formulaire » dans le menu contextuel. Le formulaire sera ajouté à la barre latérale pour un accès facile plus tard.
• PERSONNALISER : Dans l’écran suivant, ajoutez un titre au formulaire, une description et des champs à partir de votre workspace (cliquez sur l’icône ➕ pour voir les options, puis cliquez sur “requis” si nécessaire). Vous pouvez également personnaliser l’arrière-plan et sélectionner d’autres options pour gérer le formulaire soumis.
  
  Utilisez les options avancées pour rendre l’adresse e-mail obligatoire ou autoriser les réponses anonymes, définissez un e-mail de confirmation automatique et spécifiez où les nouvelles cartes seront créées (c’est-à-dire dans quelle colonne de votre tableau kanban).
  
  Astuce : Si vous souhaitez communiquer avec les demandeurs directement dans Kantree (recommandé), cochez la case « Autoriser le demandeur à poster des commentaires après l’envoi de sa requête.”
• GÉRER LES AUTORISATIONS : Choisissez qui aura accès au formulaire : les membres du workspace, les membres de l’organisation ou toute personne disposant du lien. Utilisez la dernière option si vous prévoyez de publier le formulaire sur votre site Web ou d’autres canaux.
• PARTAGER : Une fois le formulaire créé, cliquez sur le bouton « Partager » dans le coin supérieur droit pour obtenir un lien partageable.

En quelques clics sur une page, vous pouvez ajouter un titre, une description et des champs depuis votre espace de travail, changer les couleurs, choisir qui peut accéder au formulaire du projet, etc.

Dans les options avancées, vous pouvez choisir de collecter des e-mails et des noms ou d’accepter des réponses anonymes, de configurer une confirmation automatique et d’autoriser l’interaction avec les demandeurs via des cartes.

Accédez aux formulaires à partir de la barre latérale du projet et partagez-les avec des tiers via un lien.

À chaque fois que quelqu’un soumet des informations à l’aide d’un formulaire Kantree, une nouvelle carte est créée dans votre workflow. Voici un exemple de gestion des recrutements.

Comment Kantree utilise les formulaires de projet Kantree ?

Pour nous, ils sont utiles pour le recrutement, le support client et les ventes (bien sûr, vous pouvez personnaliser les formulaires en fonction de vos besoins). Voici 3 exemples.

1. Collecter des candidatures

C’est un gain de temps substantiel pour les services RH, testé et éprouvé au sein de notre entreprise.

Vous pouvez utiliser les formulaires Kantree dans votre processus de recrutement pour permettre la soumission de candidatures (CV, lettres de motivation, échantillons de portfolio) et les suivre facilement.

Une fois que vous avez créé un formulaire de candidature, publiez-le sur votre site Web ou créez un lien vers celui-ci sur les réseaux sociaux. Lorsqu’une personne soumet des informations, une nouvelle carte apparaît automatiquement dans Kantree, dans la colonne que vous avez choisie (par exemple, Candidats Existants ou Nouveaux Candidats).

Après cela, vous et les membres de votre équipe pouvez communiquer avec le demandeur en utilisant les commentaires de la carte, sans avoir à utiliser le courrier électronique. Lorsqu’ils répondent, vous voyez leur message directement dans la même carte. Faites un glisser-déposer de la carte dans la colonne suivante de votre choix une fois que le candidat a terminé une étape du processus.

2. Recueillir les commentaires des clients

Si vous travaillez dans les ventes, le marketing ou le service informatique, cela devrait vous être utile. Les formulaires Kantree sont un excellent moyen de recueillir des informations auprès des clients (par exemple, des critiques de produits ou des demandes de fonctionnalités) ou des collaborateurs (retours divers, idées de contenu).

Dans notre cas, nous utilisons des formulaires pour permettre aux utilisateurs de signaler des problèmes ou de donner leur avis sur les fonctionnalités de Kantree. Notre Roadmap en est un bon exemple.

Le tableau kanban montre le travail que nous effectuons actuellement et nos fonctionnalités prévues. Les utilisateurs peuvent soumettre des commentaires via un formulaire, ce qui nous permet de conserver les idées au même endroit et de les intégrer éventuellement dans Kantree. En partageant cette roadmap, nous tenons nos utilisateurs informés et leur donnons un moyen de participer au développement.

Notre roadmap publique permet aux utilisateurs de Kantree de soumettre des demandes de fonctionnalités, qui sont automatiquement transformées en cartes dans un tableau kanban.

3. Page de contact / formulaire de demande de projet

Lorsque vous remplacez les formulaires de contact traditionnels de votre site Web par les nôtres, vous réduisez davantage l’encombrement des e-mails et gardez la liste de vos prospects organisée.

C’est une bonne solution pour les départements des ventes et du développement commercial qui ont besoin d’un formulaire de demande de projet personnalisé (sans frais supplémentaires). Lorsqu’un client potentiel contacte votre entreprise, ses coordonnées seront enregistrées dans un workspace Kantree (dans notre cas, la gestion des ventes ou le tableau de démonstration du produit). Tout comme pour les demandes d’emploi et les formulaires de commentaires, vous pouvez communiquer avec le prospect directement à partir de la carte.

Le formulaire s’intègre parfaitement à votre site Web, l’expérience utilisateur n’est pas modifiée.

Lorsque vous intégrez des formulaires Kantree sur votre site Web, ils s’intègrent de manière transparente et l’expérience utilisateur n’est pas affectée. Sur la photo : un formulaire de contact sur notre site Web.