4 étapes clés pour une transformation digitale réussie

Au cours des dernières années, les entreprises du monde entier ont entrepris un parcours de transformation digitale, c’est-à-dire l’intégration de la technologie dans tous les aspects de la conduite des affaires : de la façon dont l’entreprise fonctionne à la façon dont elle fournit des produits ou des services aux clients.

Ce changement implique l’adoption d’outils numériques pour les entreprises, la mise à jour des processus internes et la promotion d’une solide collaboration d’équipe.

Pourquoi la transformation digitale est-elle importante ?

Pour le dire simplement: c’est devenu un élément-clé de la croissance de l’entreprise. La digitalisation des processus de travail présente un certain nombre d’avantages, les principaux étant l’amélioration de l’efficacité des équipes et de la gestion des ressources, ce qui peut conduire à l’innovation et à une meilleure expérience pour les clients.

Il convient de noter que pour que la transformation numérique réussisse, elle nécessite l’adhésion de tous les membres de l’organisation, des membres les plus juniors de l’équipe à la direction. Cela inclut à la fois un changement culturel et l’utilisation de la technologie (sans perdre le contact humain, si vous nous demandez).

Nous avons déjà couvert l’évolution du travail dans l’article : “Nouveau management: Numérique, distribué, collaboratif”. Dans ce nouvel article, nos conseils en matière de transformation digitale se concentrent sur le côté plus technique du flux de travail.

Un parcours de transformation digitale réussi consiste à accepter le changement et à intégrer la technologie au niveau opérationel sans perdre la touche humaine.

Voici quatre étapes à suivre pour assurer un parcours de transformation digitale réussi 

1. Laissez les utilisateurs gérer leur propre digitalisation avec des workflows personnalisés

L’innovation et la croissance se produisent lorsque vous encouragez des équipes engagées et mobilisez leur intelligence collective. Chaque membre de l’équipe apporte quelque chose de différent et connaît son processus de travail mieux que quiconque. Les outils de transformation digitale peuvent aider à faire ressortir leur potentiel en encourageant l’autogestion.

Cette notion se reflète dans Kantree, qui permet aux membres de l’équipe de digitaliser leur travail grâce à un grand degré de flexibilité pour créer facilement des flux de travail personnalisés, du plus simple au plus complexe. Notre plateforme ne vous oblige pas à gérer vos projets d’une certaine manière. Au lieu de cela, vous dites à Kantree comment vous aimez travailler, ce qui vous permet ensuite de donner le meilleur de vous-même.

En utilisant certains ou toutes les briques élémentaires à votre disposition, vous pouvez créer un bon flux de travail fondé sur:

• ce que vous voulez réaliser et votre choix de méthodologie: traditionnelle ou agile
• votre flux de travail souhaité: kanban, scrum, gestion de projet ou de processus
• votre type de travail, par ex. ventes, marketing, ressources humaines, développement de produits.

[🧐 à voir : une sélection des nombreuses solutions Kantree par métier et par secteur]

Utilisez les blocs de construction de Kantree pour créer le flux de travail qui vous convient, en fonction de vos besoins et de votre méthodologie préférée. Voici un exemple de workflow kanban pour le développement de produits.

2. Collaborez plus efficacement dans un espace de travail digital

Une collaboration efficace est la clé du succès de toute entreprise. Mais que se passe-t-il lorsque vous passez au numérique? Certains managers peuvent craindre que la modification du mode de travail des équipes puisse avoir un impact négatif sur la productivité et les résultats. C’est pourquoi il est important de choisir les bons outils numériques qui facilitent le partage d’informations et la collaboration.

La flexibilité de Kantree s’étend à la création de modèles de données. Chaque carte de votre espace de travail digital peut être personnalisée avec un nombre illimité de champs, vous permettant de créer une mini-base de données d’informations pour chaque projet: chargés de mission, tâches, idées, dépenses et factures, formulaires, fichiers multimédias, journaux d’activité, cartes, et bien d’autres.

Les cartes de votre espace de travail digital partagé peuvent être personnalisées avec un monbre illimité de champs, permettant à votre équipe d’accéder aux données clés du projet et de collaborer directement dans Kantree.

En invitant des collègues ou des personnes « externes » (telles que des clients ou d’autres services) à votre flux de travail, vous pouvez facilement partager des informations et collaborer directement dans Kantree, que vous travailliez avec des équipes au bureau, hybrides ou entièrement distantes. 

(Pas de soucis, vous pouvez décider qui peut voir quoi en gérant les rôles et les permissions.)

Une fois que vous avez créé votre flux de travail personnalisé, vous pouvez afficher vos données de plusieurs façons, et chaque utilisateur pourra enregistrer des vues filtrées comme privées (voir #4 ci-dessous).

3. Rationalisez la communication et conservez-la au même endroit

Une autre chose à considérer lors de votre parcours de transformation numérique est la meilleure façon de communiquer au quotidien, en particulier lorsque vous travaillez avec des équipes distribuées. Quel est le meilleur moyen d’assurer des interactions efficaces entre toutes les personnes impliquées dans un processus particulier? La réponse: conserver toutes les communications au même endroit.

Kantree est livré avec une forte intégration des e-mails, qui vous permet de communiquer directement depuis vos cartes - avec les personnes de votre entreprise (via les commentaires) et le monde extérieur (formulaires de projet). De cette façon, vous ne perdrez aucune information cruciale. Elles seront stockées dans Kantree et accessibles à tout moment pour vous et les membres de votre équipe.

Demandes de commentaires

Lorsque vous avez besoin d’obtenir des commentaires de vos collègues, vous pouvez les mentionner dans la section des commentaires de votre carte au lieu d’envoyer un message externe. Ils recevront une notification dans leur Inbox Kantree et pourront laisser un commentaire à partir de là. Ils peuvent également choisir d’être avertis par e-mail - une fois qu’ils ont cliqué sur “répondre”, leur message apparaîtra automatiquement dans la zone de commentaire.

Astuce : Vous pouvez également ajouter un bouton de vote à vos cartes.

Lorsque vous avez besoin des commentaires de votre équipe, mentionnez-les @ dans la section des commentaires de votre carte. Grâce à l’intégration des e-mails de Kantree, leur réponse apparaîtra directement dans votre Inbox.

Formulaires de projet Kantree

Lorsque vous avez besoin de collecter et d’organiser des informations extérieures à votre équipe (par exemple, des clients, des collaborateurs, des candidats à un emploi), utilisez les formulaires Kantree. Contrairement aux solutions traditionnelles, ceux-ci vous feront gagner du temps en éliminant le besoin de saisie de données.

Lorsque vous partagez un formulaire Kantree sur votre site Web ou d’autres canaux, les données reçues sont automatiquement ajoutées à votre flux de travail, à l’endroit que vous aurez désigné au préalable. Kantree créera une carte distincte et personnalisable pour chaque requête.

4. Obtenez un aperçu détaillé du projet

Nous l’avons tous entendu à maintes reprises: la connaissance, c’est le pouvoir. Lorsque vous avez une bonne compréhension des besoins de votre client et de ce qui se passe dans votre projet à chaque étape, vous serez en mesure de vous adapter à tout changement externe ou interne et améliorerez vos résultats. Pour cela, vous avez besoin des bons outils: des vues de workspace et des rapports.

C’est pourquoi Kantree dispose de plusieurs façons de visualiser votre flux de travail et vos données, vous fournissant des informations essentielles sur le projet pour vous aider à repérer les problèmes et les opportunités. De cette façon, vous pouvez optimiser les performances - les vôtres ou celles de votre équipe.

Vous pouvez afficher votre travail sous forme de Kanban, de tableau (similaire à un tableur Excel), de chronologie, de calendrier et de liste de tâches interactive. Vous disposez également d’outils de création de rapports puissants, que nous appelons des dashboards, pour vous donner un meilleur aperçu de ce qui se passe.

Avec plusieurs façons d’afficher le travail, vous pouvez repérer les problèmes ou les opportunités dès le début et vous adapter rapidement pour obtenir de meilleurs résultats, conformément aux principes de la transformation numérique.

Vues privées

Kantree facilite la gestion personnalisée des projets, sans perturber le flux de travail pour toutes les personnes impliquées. Cela se fait via des vues privées, ce qui est une autre façon d’afficher les données. Une fois que vous avez filtré des cartes et obtenu les informations souhaitées, vous pouvez les enregistrer en tant que vue privée dans la barre latérale du projet et y accéder chaque fois que vous vous connectez.

La transformation digitale ne se fait pas du jour au lendemain, mais elle commence par les bons outils numériques et l’implication de votre équipe. Nous sommes là pour faciliter le parcours et permettre à vos équipes de digitaliser leur travail par elles-mêmes, sans stress supplémentaire.