L'importance d'un outil de gestion de projets RH

Gestion du personnel : quelles sont les particularités et les tâches quotidiennes ?

Pour commencer, recensons les tâches principales qui occupent la grande partie du quotidien de la gestion des ressources humaines : 

•  Planification du personnel 
•  Recrutement 
•  Répartition du personnel 
•  Gestion de la rémunération 
•  Préparation aux entretiens annuels et individuels
•  Formation du personnel 

Il comprend toutes les fonctions liées à la dotation, au développement, à la gestion et à la supervision. Outre les tâches organisationnelles quotidiennes, il existe également des projets à long terme, souvent en collaboration avec d’autres départements spécialisés. 

Les projets RH affectent de nombreux employés, sinon tous. Ils sont soumis à des exigences légales strictes en matière de protection des données et influencent fortement l’organisation. C’est pourquoi un outil de gestion de projets devient indispensable pour garder une vue d’ensemble sur les projets et pouvoir les gérer efficacement, quel que soit leur niveau de complexité.

Mais comment l’outil peut-il alléger la charge de travail du service des ressources humaines ? 

L’une des tâches les plus importantes du service des ressources humaines est la gestion des candidats dans le cadre du recrutement. Cela couvre un large éventail de sujets allant de l’image de marque de l’entreprise, souvent appelée marque employeur, aux campagnes de recrutement jusqu’à l’onboarding du candidat recruté ainsi que de la coordination avec les différents départements.

Exemple d’une vue candidat après soumission de candidature sur un formulaire Kantree

Il y a également la gestion des entretiens d’évaluation, la rédaction des contrats d’embauche ou de licenciement, mais également la gestion des formations pour permettre aux professionnels de se perfectionner. Un outil de gestion de projet permet de standardiser tous ces processus et de centraliser les informations dans un même outil. Cela permet de traiter les informations de manière structurée et de les garder visibles. 

Dans l’outil de gestion de projet, vous pouvez définir des jalons importants des projets et suivre leur avancement. De même, la collaboration entre les différents départements est plus facile au sein d’un même outil. 

Prenons l’exemple du processus de candidature : dans ce domaine, une collaboration fluide est particulièrement importante. Bien que le responsable des ressources humaines soit davantage responsable des tâches organisationnelles et de la communication avec les candidats,  différents départements doivent évaluer les qualifications professionnelles et décider si un candidat convient à l’équipe. L’outil permet à chaque participant d’avoir une vue d’ensemble de tous les aspects et de l’avancement du processus de sélection.  

Que devez-vous rechercher lorsque vous choisissez le bon outil de gestion de projet ?

La protection des données personnelles est un élément fondammental de la gestion des ressources humaines. Un outil de gestion de projet doit donc fournir des fonctionnalités permettant des vues différentes ou filtrées des données. Les entreprises opérant dans l’UE doivent se conformer à des directives telles que le RGPD. Vos données doivent être stockées sur des serveurs situés dans l’Union Européenne. De plus, les projets RH peuvent rapidement devenir complexes car ils impliquent de nombreuses personnes et prennent beaucoup de temps. Dans ce cas, l’outil de gestion de projet utilisé doit permettre de visualiser les relations entre les tâches et les délais pour les exécuter. 

Enfin, il est important de garder l’accessibilité à l’outil de gestion de projet intuitif. En effet, les responsables RH ne sont pas des chefs de projet à temps plein, mais doivent effectuer de nombreuses tâches différentes. Par conséquent, l’outil de gestion de projet doit  être facile à utiliser.

Utilisez Kantree pour gérer tous les projets en rapport avec les ressources humaines

C’est pour toutes ces raisons que Kantree est un outil de gestion de projet collaboratif parfait pour le département des ressources humaines. 

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