10 conseils pour tirer le meilleur du travail à distance

À la suite de l’épidémie de Covid-19, de nombreuses entreprises se sont lancées dans le travail à distance du jour au lendemain, et d’autres ont développé leurs politiques existantes de travail à domicile. Dans un cas comme dans l’autre, les responsables et les employés ont dû s’adapter pour exploiter au mieux le travail à distance.

De l’amélioration des outils de gestion du travail existants à la mise en place d’un style de gestion plus détendu, axé sur la collaboration, en passant par la recherche d’une routine de travail quotidienne adaptée à l’environnement domestique, tout est important pour que la transition vers le travail à distance se fasse en douceur.

Le travail à distance est destiné à perdurer après l’épidémie de coronavirus

Il est essentiel de savoir de quelle manière bien fonctionner dans cette nouvelle normalité, non seulement pendant la pandémie de coronavirus, mais aussi par la suite. Des entreprises avant-gardistes, telles que Twitter, se penchent sur la mise en œuvre de politiques de travail à distance permanent, suivies par un certain nombre de journalistes et d’analystes commerciaux qui estiment que les horaires flexibles et le télétravail constituent un phénomène durable.

Cette évolution du lieu de travail, plus distribué, peut être attribuée à plusieurs facteurs : les entreprises sont habilitées à recruter les meilleurs talents à partir d’un vivier mondial de candidats, le coût de l’activité économique peut diminuer sans qu’il ne soit nécessaire de déménager et de louer de plus grands espaces de bureaux, et enfin des études montrent que - contrairement à la croyance populaire - la productivité reste la même et souvent s’accroît lorsque les employés sont autorisés à travailler à domicile, au moins à temps partiel.

Gérer des équipes décentralisées

L’avenir du travail exige une nouvelle approche de la gestion et une nouvelle génération d’outils numériques pour une main-d’œuvre de plus en plus distribuée. Le manque d’une solide politique de travail à distance et le recours à des outils de collaboration limités (emails, feuilles de calcul ou, pire encore, notes sur un bout de papier) ne suffisent plus dans le monde post-coronavirus, dans lequel les équipes bénéficient d’un environnement de travail plus souple et plus collaboratif, en plus de démontrer que les performances ne sont pas liées au travail dans un bureau.

Pour que le travail à distance… fonctionne pour tout le monde, les dirigeants se doivent de donner aux équipes les moyens de gérer les projets à leur convenance, quel que soit l’endroit à partir duquel elles se connectent. Pour y parvenir, il faut de la confiance, de la transparence, et se concentrer sur la collaboration et les résultats, plutôt que de procéder à des pointages.

Un des aspects cruciaux du travail avec des équipes dispersées consiste à leur fournir la bonne combinaison d’outils numériques : asynchrones (e-mail, messagerie) pour des échanges qui n’ont pas lieu au même moment, synchrones (chat, discussion vocale, conférence) pour une communication en temps réel, et des plateformes de gestion du travail flexibles pour rester à jour sur tous les projets.

From making employees shareholders to letting workers take control of their roles, Maxime describes Kantree & Digicoop's path to remote success.#remotework #remoteteam #business #management #collaborationhttps://t.co/flLvL63nj4

— Remote Habits (@remotehabits) August 23, 2020

Reconnaître les défis du travail à distance

Le travail à domicile offre de nombreux avantages : on n’a pas à se déplacer, on peut dormir plus longtemps, on n’est pas distrait par les nuisances sonores des espaces de travail ouverts. Mais le travail à domicile (ou dans un café) comporte son lot de contraintes : manque d’uniformité des horaires de travail, absence d’outils de collaboration appropriés, impression d’être isolé de ses collègues, gestion des distractions domestiques, problèmes occasionnels de WiFi.

Si vous n’avez pas l’habitude de travailler en dehors du bureau, il vous faudra peut-être du temps pour mettre en place votre routine et parvenir à vous sentir à l’aise pour produire un travail de qualité. Mais tout le monde peut y arriver.

La première étape consiste à accepter que vos journées ne seront pas toujours parfaites et à réaliser que vous n’êtes pas une exception, en particulier dans le contexte du coronavirus. Il faut ensuite trouver un moyen de surmonter les défis habituels du travail à distance. Voici comment procéder.

Trouver sa voie : 10 conseils pour le travail à distance

Les conseils suivants couvrent à la fois les aspects techniques du travail à domicile et les recommandations en matière de santé personnelle. Ils ont été éprouvés par notre équipe décentralisée ici à Digicoop, ainsi que par mon expérience du travail en indépendant.

Afin de tirer le meilleur parti du travail à distance, il convient de combiner le plus grand nombre possible de ces conseils. Toutefois, il se peut que certains d’entre eux vous semblent plus réalisables que d’autres, et cela ne pose aucun problème. Commencez par mettre en œuvre de petits changements et ajoutez-en au fur et à mesure.

1. Créez une routine qui fonctionne pour VOUS

Qu’est-ce qui vous fait démarrer le matin ? Est-ce que c’est une séance de course à pied, une promenade avec votre chien, 10 minutes de yoga ? Ou bien vous prenez une douche rapide et vous allez directement à la machine à café ? Quoi que ce soit, créez votre routine de réveil comme si vous alliez au bureau. Ensuite, déterminez les meilleures périodes de travail sans interruption pendant lesquelles vous pouvez vous attaquer au gros de votre travail ou aux projets qui mobilisent le plus d’énergie. Gardez à l’esprit que le meilleur moment n’est pas forcément le matin. Certaines personnes sont plus productives l’après-midi ou même plus tard dans la journée. [Consultez nos conseils pour l’autogestion.]

2. Aménager un espace de travail dédié

Le fait d’être à la maison signifie qu’il n’y a pas de frontière stricte entre la vie à la maison et au bureau, il faut donc en créer une. Habillez-vous confortablement, mais habillez-vous pour le travail afin de vous mettre dans un état d’esprit approprié, même si vous ne faites que deux minutes de trajet. Choisissez un espace bien éclairé et confortable, avec aussi peu de distractions que possible - il peut s’agir d’un véritable bureau à domicile (si vous disposez d’une chambre d’amis), d’un recoin, d’un siège à la table de la salle à manger, tout ce qui peut être qualifié de « bureau ». Prenez votre tasse « travail » préférée, créez une liste de lecture de travail sur Spotify, etc. - vous comprenez l’idée.

3. Gérer les attentes du foyer

Si vous ne vivez pas seul, vous devrez avoir une discussion avec tous les membres de votre foyer au sujet de la routine du travail à domicile. Envisagez de répartir les tâches ménagères, d’établir un emploi du temps (basé sur des éléments tels que les heures de travail sans interruption, les conférences téléphoniques, (ou l’enseignement à domicile si vous avez des enfants à la maison), et de limiter le bruit dans la mesure du possible.

4. Communiquer avec votre équipe et vos clients

Une fois que vous vous êtes entretenu avec les membres de votre famille, discutez avec vos collègues, vos managers, vos clients, etc. Ensemble, vous devrez trouver des moyens de communiquer et de gérer des projets en commun sans vous retrouver pour autant dans le même espace physique. Votre entreprise devra peut-être investir dans des outils numériques conçus pour les équipes distribuées (par exemple Zoom pour les conférences téléphoniques, Slack ou Mattermost pour la messagerie instantanée, Kantree pour la gestion du travail). Lorsque vous travaillez à distance, tout le travail doit être numérisé et accessible, ce qui implique l’absence de toute note sur papier.

5. Créez des listes de tâches *réalistes* et hiérarchisez les tâches

Lorsque vous êtes confronté à un stress lié au coronavirus et que vous commencez à vous habituer au travail à domicile, il se peut que vous mettiez plus de temps à terminer vos tâches. Vous devrez peut-être revoir votre liste de tâches et modifier des éléments ou obtenir des prolongations de délai. Parmi les techniques de productivité, on peut citer le fait de s’attaquer à des projets déjà entamés dans le but de rayer des éléments de la liste et d’obtenir ainsi une motivation supplémentaire pour faire face aux tâches les plus lourdes. L’important est de maintenir le cap sans s’épuiser. [Avez-vous essayé notre liste de tâches interactive ?]

Lorsque vous travaillez à distance, vous pouvez être tenté de vous occuper également des tâches ménagères, mais attention à ne pas mélanger vos listes de tâches professionnelles et domestiques. Fixez un moment précis pour les tâches ménagères, afin qu’elles n’interfèrent pas avec votre temps de travail. Par exemple, faites une lessive lorsque vous préparez le déjeuner et évitez la tentation de faire une pause Netflix.

6. Donnez la priorité au sommeil (vraiment)

Si vous dormez de 4 à 6 heures par nuit, est-ce que vous aimez les sensations que vous éprouvez lorsque le réveil sonne ? On ne peut pas tenir longtemps sans se reposer suffisamment. Le fait de dormir 7 à 8 heures par nuit contribue à réduire le niveau de stress et l’irritabilité. Une plus grande énergie et la capacité de mieux se concentrer peuvent conduire à une augmentation de la productivité et même à une plus grande satisfaction professionnelle.

Si vous pensez qu’il vous est absolument impossible de dormir huit heures, commencez par vous coucher 15 minutes plus tôt, puis 30 minutes plus tôt. Si vous avez besoin d’aide pour vous endormir, essayez des tisanes, des techniques de respiration profonde ou une activité physique douce au coucher. Et n’oubliez pas de mettre de côté vos appareils électroniques au moins une demi-heure avant d’aller vous coucher pour éviter la stimulation par la lumière bleue.

7. Mangez bien (ou au moins mieux)

Profitez d’être à la maison pour préparer vos propres repas, il est probable que vous ferez des économies et que vous mangerez plus sainement. Privilégiez les repas simples, nutritifs et qui ne provoqueront pas de sensation de lourdeur ou de somnolence au milieu de la journée. Une véritable pause déjeuner, plutôt qu’un en-cas rapide près du bureau, vous aidera à maintenir votre énergie pour la deuxième partie de votre journée de travail à domicile.

8. Gérez votre stress général

Il est facile d’être pris dans le cycle des nouvelles au moment d’une pandémie mondiale. Si vous sentez que la situation vous pèse, essayez de vous concentrer sur les choses et les personnes qui ne risquent pas de vous déprimer. Certaines personnes aiment tenir un journal, dans la mesure où cela les aide à mettre de l’ordre dans leurs idées et à évacuer le stress - même un petit paragraphe peut constituer un moyen thérapeutique. Faire de l’exercice et se désintoxiquer des médias sociaux peuvent également être bénéfiques. [Comment éviter le burnout].

9. Faites de l’exercice (pas nécessairement dans une salle de sport)

Certains d’entre nous ne mettraient jamais les pieds dans un club de fitness même s’ils bénéficiaient d’un abonnement gratuit à vie. Lorsqu’il s’agit de faire de l’exercice, la clé du succès consiste à trouver ce qui fonctionne (comme la routine de travail à distance présentée en #1). Peut-être vous suffit-il de faire quelques étirements le matin pour réveiller votre corps et vous donner de l’énergie, un tour de pâté de maisons à l’heure du déjeuner pour éviter la crise de l’après-midi, et des promenades ou des séances d’entraînement le soir à l’aide de vidéos en ligne pour vous aider à « boucler » la journée (parce qu’il est facile de continuer à travailler quand on est à la maison). Découvrez ce qui vous fait vibrer et faites-le régulièrement.

10. N’oubliez pas de vous ménager (ainsi que les autres)

Traverser une pandémie de coronavirus n’est pas une situation ordinaire. Si vous avez l’impression que vos collègues ou vous-même manquez d’efficacité, rappelez-vous que nous apprenons ensemble au fur et à mesure. Les éventuels échecs actuels ne reflètent pas l’ensemble de nos carrières. Il est parfois nécessaire de se ménager un jour pour donner le meilleur de soi-même le lendemain et le surlendemain. [Comment éviter de se sentir débordé au travail.]

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Cet article a d’abord été publié sur Management 3.0 et a été modifié pour notre blog.