Dans le monde du travail, il nous est facile d’être déconcentré, perturbé, ralenti. Les études le montrent bien, certaines venant à montrer qu’un salarié est dérangé toutes les 4 minutes. L’étude du think thank allemand a interrogé 637 employés dans 25 entreprises différentes. Ils estiment en effet que ces interruptions pour les entreprises s’élevait à 114 milliards d’euros. Autant dire, loin d’être anecdotique. Ainsi, pour remédier à ces pratiques et savoir comment être plus productif, nous faisons un tour d’horizon des meilleures pratiques. Chaque point est fait pour que vous puissiez implémenter les astuces directement à la fin de votre lecture.

Sans plus attendre, rentrons dans le vif du sujet.

Les 10 astuces pour améliorer sa productivité au travail

1- Automatisez les tâches répétitives

L’automatisation est la clé pour libérer du temps précieux. Il existe plusieurs outils d’automatisation pure et dure comme Zapier ou Make. Ces derniers sont ensuite à connecter avec vos outils actuels. Une autre solution est de pouvoir utiliser un outil de gestion de projet comme Kantree qui possède nativement les automatisations pour :

• Mettre à jour directement vos projets sans sortir de l’application
• Générer des rapports périodiques en automatique
• Déclencher des actions automatiques préalablement paramétrée

L’éditeur d’automatisations dans Kantree

Pro-tip : Pour bien automatiser, il faut d’abord les faire manuellement. Identifiez les tâches qui prennent le plus de temps à votre équipe et cherchez des solutions d’automatisation adaptées.

2- Adoptez la méthode Pomodoro

La technique Pomodoro a été inventée par Francesco Cirillo à la fin des années 1980. Ce chef d’entreprise a créé cette technique alors qu’il était encore étudiant dans l’idée que les pauses régulières favorisent l’agilité intellectuelle, améliore la concentration et réduit la fatigue mentale.

Voici le concept :

• Travaillez par sessions de 25 minutes
• Prenez des pauses de 5 minutes entre chaque session
• Faites une pause plus longue toutes les 4 sessions

L’outil recommandé : Il n’y a besoin de pas grand chose finalement, un minuteur suffit. Vous pouvez également essayer l’application gratuite “Focus To-Do” qui permet une expérience plus gamifiée avec des rapports.

3- Implémentez un système de gestion des tâches efficace

Un bon système de gestion des tâches est crucial pour la productivité. En effet, à l’heure de la digitalisation, nous pouvons nous reposer sur les outils existants pour nous faciliter la vie. En bonus, certains outils proposent des fonctionnalités de collaboration en temps réel qui vous permettent de facilement inviter vos collègues. Voyons plus en détail ce système :

• Choisissez un outil adapté à votre équipe parmi Kantree, Jira, Asana, Trello ou Monday par exemple. Chacun possède leurs spécificités.
• Définissez clairement les priorités
• Assignez des responsables pour chaque tâche
• Accordez-vous sur les délais à respecter au préalable

Un exemple de tableau Kanban dans Kantree

Astuce du pro : Avant de tester un outil quelconque, il est important d’avoir une idée claire de votre système d’organisation. Un outil n’est jamais la réponse absolue. L’outil doit uniquement vous faciliter la vie par rapport à une organisation établie au préalable, vous gagnerez du temps.

4- Optimisez vos réunions

Les réunions inefficaces sont un frein majeur à la productivité. Une étude menée par Slack menée auprès de plus de 10 000 employés dans le monde entier, a montré que plus de la moitié des cadres déclare passer trop de temps en réunion.

Afin de réduire ce fléau, nous vous proposons quelques pistes :

• Fixez un ordre du jour clair en amont de la réunion
• Invitez uniquement les personnes essentielles
• Respectez les horaires de début et de fin absolument

Idée à tester : Vous pouvez aussi mettre en place des “réunions debout” quotidiennes de 15 minutes pour un suivi rapide et efficace. Vous verrez, la créativité et l’énergie chez les participants seront différents.

5- Favorisez la communication asynchrone

Réduisez les interruptions en privilégiant la communication asynchrone. En effet, il s’agit d’un réel besoin ressenti par les salariés. Selon une étude d’Opinion Way, pour 1/3 des personnes interrogées, le travail asynchrone permet de mieux concilier sa vie pro/perso, de réduire sa fatigue ainsi que le stress.

Voyons en détail des conseils pratiques :

• Utilisez des chats tel que Slack, Microsoft Teams ou encore Mattermost
• Créez des canaux dédiés par projet ou thème
• Encouragez l’utilisation de messages structurés

Conseil : Toutes les applications proposent de paramétrer des plages horaires spécifiques. N’hésitez pas à les renseigner afin de vous réserver éventuellement des plages de “deep work” si cela est nécessaire dans votre travail.

6- Mettez en place un système de documentation centralisé

Une documentation claire et accessible booste l’efficacité. En effet, qui n’a pas déjà perdu du temps en recherchant spécifiquement un fichier en particulier sans le retrouver ? C’est d’autant plus courant lorsque l’entreprise n’a pas digitaliser ses pratiques et se retrouvent avec différents fichiers éparpillés pas forcément à jour.

Voyons comment remédier à cela :

• Utilisez un wiki d’entreprise structuré. Il existe différentes méthode PARA (Project, Area, Resource et Archive) qui a déjà fait ses preuves.
• Standardisez la structure de vos documents
• Mettez régulièrement à jour les informations avec idéalement la possibilité de les tracer

Avantage principal : Réduisez le temps passé à chercher des informations et à répondre aux questions récurrentes.

7- Adoptez l’approche “inbox zéro”

En moyenne, un salarié reçoit environ 144 mails par semaine, ce chiffre pouvant aller jusqu’à 400 pour les dirigeants d’entreprise. Gérez efficacement les emails est un réelle opportunité pour gagner en productivité.

Nous vous partageons ci-dessous 3 conseils :

• Traitez immédiatement les emails rapides
• Archivez systématiquement les emails traités
• Utilisez des filtres et des étiquettes vous permettant même une classification automatique

Bénéfice ultime : Une boîte mail propre le soir en partant du travail procure un sentiment très agréable d’accomplissement du travail bien fait.

La multiplication des outils non adaptés amènent souvent à une surcharge de notifications

8- Implémentez la méthode GTD (Getting Things Done)

La méthode GTD est un système de gestion des tâches inventée en 2001 par David Allen, expert en productivité.

Elle améliore la gestion du temps en mettant en place une routine :

• Capturez toutes les tâches et idées
• Clarifiez et organisez vos actions
• Révisez régulièrement vos listes

Lecture recommandée : “S’organiser pour réussir” de David Allen.

9- Utilisez la technique du “Eat that frog”

Nous avons vu jusqu’ici des méthodes de gestion des tâches. Devant les nombreuses tâches qui nous incombent, nous pouvons nous demander alors comment les prioriser dans la semaine ?

Voyons ensemble comment prioriser les tâches importantes :

• Identifiez vos 2-3 priorités majeures de la semaine
• Planifiez-les en premier dans votre agenda
• Remplissez ensuite avec les tâches moins importantes

Métaphore : L’auteure de cette méthode a été inspirée de la citation de Mark Twain ci-dessous :

Si la première chose que vous faites chaque matin est de manger une grenouille vivante, alors vous pouvez poursuivre votre journée avec la satisfaction de savoir qu’il s’agit probablement de la pire chose qui va vous arriver de toute la journée.

10- Encouragez les pauses et la déconnexion

Prendre des pauses pour être plus productif…Cela peut sembler contre-intuitif pour beaucoup et pourtant ! Il s’agit d’une pratique qui a été vérifiée scientifiquement par le Dr William S. Helton.

Des pauses régulières augmentent la productivité à long terme, voici comment vous pouvez mettre en place :

• Instaurez des pauses déjeuner sans écran
• Encouragez les micro-pauses pour s’étirer ou méditer
• Respectez les horaires de travail pour éviter le burn-out

Conclusion

L’optimisation des flux de travail est un processus continu. Expérimentez ces stratégies, mesurez les résultats et ajustez en fonction des besoins spécifiques de votre équipe. A retenir : la clé du succès réside dans la consistance et l’adaptation continue.

L’essentiel des tips de productivité résumé en une page à télécharger