Gemba Walk : appliquer cette méthode pour vos processus

Dans un environnement économique où l’amélioration continue est devenue un impératif stratégique, le Gemba Walk s’impose comme une méthode incontournable pour les organisations soucieuses d’optimiser leurs processus. Cette approche, ancrée dans les principes du lean management, permet aux dirigeants et managers de prendre des décisions éclairées basées sur des observations sur site plutôt que sur des rapports déconnectés de la réalité du terrain. Découvrons ensemble comment cette méthode peut transformer votre approche de la gestion des opérations et catalyser vos efforts d’amélioration.

1. Qu’est-ce qu’un Gemba Walk ?
2. Les avantages d’un Gemba Walk
3. Exemples d’application
4. L’intégrer à votre stratégie de Lean
5. Conclusion

Qu’est-ce qu’un Gemba Walk ?

Définition du Gemba Walk

Le Gemba Walk, également connu sous le nom de tournée terrain, est une pratique managériale qui consiste à se rendre sur le lieu réel où se crée la valeur – là où le travail s’effectue concrètement. Le terme “Gemba” (parfois écrit “Genba”) vient du japonais et signifie “le lieu réel” ou “là où l’action se déroule”. Cette méthode de travail visuelle repose sur l’idée fondamentale que pour comprendre véritablement les processus et identifier les opportunités d’amélioration, les managers doivent observer directement les opérations plutôt que de s’appuyer uniquement sur des rapports ou des indicateurs.

L’origine et les principes du Gemba Walk

Développé au sein du système de production Toyota, le Gemba Walk est devenu un pilier de la philosophie du Lean management. Cette approche s’articule autour de plusieurs principes fondamentaux :

• Aller voir : Observer directement les processus en action plutôt que de se fier aux rapports
• Demander pourquoi : Questionner pour comprendre les causes profondes des problèmes
• Respecter : Considérer les employés comme les experts de leur travail
• S’éduquer : Apprendre continuellement à travers l‘observation en temps réel

La méthode s’inscrit dans une démarche plus large de Kaizen (amélioration continue) et vise à créer une culture d’entreprise où l’amélioration est l’affaire de tous, du dirigeant à l’opérateur.

Pourquoi le Gemba Walk est essentiel dans l’amélioration continue ?

Le Gemba Walk constitue un levier puissant dans tout processus d’amélioration car il permet d’obtenir des informations de première main sur la réalité opérationnelle. De plus, il encourage la communication directe entre les différents niveaux hiérarchiques. Il facilite également l’identification des gaspillages et des inefficacités, contribuant ainsi à une meilleure compréhension des défis quotidiens rencontrés par les équipes. Cette méthode renforce l’engagement des employés en valorisant leur expertise et leurs contributions.

Dans un contexte où la théorie peut souvent différer de la pratique, les audits sur site comme le Gemba Walk permettent de réconcilier la vision stratégique avec les réalités opérationnelles, rendant les initiatives d’amélioration plus pertinentes et efficaces.

Les avantages d’un Gemba Walk pour les entreprises

Améliorer la communication et la collaboration

L’un des principaux bénéfices du Gemba Walk réside dans sa capacité à briser les silos organisationnels et à favoriser une communication directe et transparente. En se rendant sur le terrain, les managers créent des occasions d’échanges informels avec les équipes opérationnelles. Il développe ainsi une compréhension partagée des défis et des objectifs ce qui renforce la confiance mutuelle, essentielle au management participatif. De plus, cela facilite également la transmission d’informations entre les différents services.

Cette approche contribue à créer un environnement de travail où la collaboration est valorisée et où chacun se sent écouté et compris, conditions essentielles à une véritable dynamique d’amélioration.

Identifier les inefficacités et les gaspillages

Le Gemba Walk est particulièrement efficace pour repérer les différentes formes de gaspillage (ou “muda” en japonais) qui peuvent affecter l’efficacité des processus :

• Surproduction
• Temps d’attente
• Transport inutile
• Processus inappropriés
• Stocks excessifs
• Mouvements inutiles
• Défauts de qualité
• Sous-utilisation des talents

En observant directement les flux de travail, les managers peuvent identifier des opportunités d’optimisation des processus qui passeraient inaperçues dans les rapports traditionnels. Cette visibilité directe sur la **gestion des flux **permet de prendre des mesures correctives ciblées et pertinentes.

Renforcer l’engagement des employés

La présence régulière des dirigeants sur le terrain envoie un message fort aux équipes : leur travail est important et leurs idées sont valorisées. Cette approche contribue significativement à améliorer le moral et la motivation des équipes et valorise ainsi l’expertise des collaborateurs de première ligne. Cela crée un sentiment d’appartenance et de contribution aux objectifs de l’entreprise qui facilite l’identification des besoins en formation et développement.

En intégrant les employés dans la démarche d’amélioration, le Gemba Walk devient un puissant levier de gestion des ressources humaines qui favorise l’appropriation du changement et l’adhésion aux initiatives d’amélioration.

Prendre des décisions basées sur des observations réelles

Trop souvent, les décisions managériales reposent sur des données agrégées qui peuvent masquer les nuances et les réalités du terrain. Le Gemba Walk permet de confronter les hypothèses à la réalité opérationnelle pour comprendre le contexte spécifique dans lequel s’inscrivent les problèmes afin d’évaluer l’impact réel des décisions précédentes. Cela permet d’identifier des solutions pragmatiques et adaptées aux contraintes réelles.

Cette approche fondée sur l’observation directe renforce la pertinence et l’efficacité des décisions, contribuant ainsi à une meilleure gestion de la performance globale de l’organisation.

Comment réaliser un Gemba Walk efficace ?

Préparer le Gemba Walk : Planification et objectifs

Un Gemba Walk efficace commence par une préparation minutieuse qui permet de maximiser sa valeur. Voici les étapes clés de cette préparation :

1. Définir clairement les objectifs de la visite (problème spécifique à résoudre, processus à améliorer, etc.)
2. Identifier les zones ou processus à observer en priorité
3. Préparer des questions ouvertes pour guider l’observation et les échanges
4. Prévoir un temps suffisant pour observer et échanger sans précipitation
5. Informer les équipes concernées à l’avance pour éviter l’effet “surprise”

Cette planification préalable permet d’orienter l’observation vers les aspects les plus critiques tout en créant un climat de confiance propice aux échanges constructifs.

Qui doit participer à un Gemba Walk ?

L’application Kantree fonctionnant aussi sur tablette et hors ligne

La composition de l’équipe participant au Gemba Walk peut varier selon les objectifs, mais certains principes généraux s’appliquent. Les dirigeants et managers doivent régulièrement prendre part aux Gemba Walks. L’implication d’experts métiers ou techniques peut être précieuse pour approfondir certains aspects. Quant aux responsables d’amélioration continue ou de qualité, ils peuvent faciliter le processus. Les opérateurs et employés de première ligne doivent eux être intégrés comme partenaires à part entière. Et enfin les représentants de différents services peuvent également apporter des perspectives complémentaires.

L’essentiel est de créer une dynamique où chacun se sent autorisé à contribuer, dans une logique de management participatif qui valorise l’intelligence collective.

Les meilleures pratiques pour observer sans interférer

L’art du Gemba Walk consiste à observer attentivement sans perturber le travail en cours. Voici quelques pratiques recommandées :

• Adopter une posture d’humilité et de curiosité
• Observer le processus complet avant de poser des questions
• Se concentrer sur le processus et non sur les personnes
• Poser des questions ouvertes et non accusatoires
• Écouter activement les explications et suggestions des opérateurs
• Éviter de critiquer ou de proposer des solutions immédiates
• Prendre des notes discrètement pour ne pas intimider

Cette approche respectueuse permet de capturer la réalité du travail tout en valorisant l’expertise des personnes qui l’accomplissent quotidiennement.

Collecte des données et retour d’information

Pour transformer les observations en actions d’amélioration, une méthodologie structurée de collecte et d’analyse est nécessaire :

1. Documenter systématiquement les observations (photos, notes, schémas)
2. Organiser une session de débriefing immédiatement après la visite
3. Classer les problèmes identifiés par catégorie et priorité
4. Définir des actions correctives avec des responsables et des échéances
5. Communiquer les conclusions et décisions aux équipes concernées
6. Planifier des visites de suivi pour vérifier l’efficacité des actions mises en œuvre

Cette rigueur dans le suivi garantit que le Gemba Walk ne reste pas une simple visite mais devient un véritable outil de résolution de problèmes et d’amélioration.

Exemples d’application du Gemba Walk dans différentes industries

Dans l’industrie manufacturière

L’industrie manufacturière, berceau du Gemba Walk, offre de nombreux exemples d’application réussie, par exemple la gestion de la production permet l’identification des goulots d’étranglement dans les chaînes d’assemblage afin d’optimiser des changements de séries pour réduire des temps d’arrêt (principe de l’industrie 4.0). La réduction des stocks intermédiaires permet de fluidifier la production et également d’identifier les causes racines des défauts de qualité récurrents. De plus, l’amélioration de l’ergonomie des postes de travail permet de réduire la fatigue et les risques d’accidents. Dans ce secteur, le Gemba Walk a prouvé sa capacité à générer des gains significatifs d’amélioration de la productivité tout en renforçant la sécurité et la qualité.

Dans le secteur des services

Contrairement aux idées reçues, le Gemba Walk s’applique parfaitement aux environnements de services : Dans les hôpitaux : Optimisation des parcours patients et réduction des temps d’attente Dans la banque : Simplification des processus d’ouverture de compte ou de traitement des demandes de crédit Dans l’hôtellerie : Amélioration de l’expérience client en identifiant les points de friction Dans les centres d’appels : Optimisation des scripts et des systèmes d’information pour faciliter le travail des conseillers L’adaptation du Gemba Walk à ces contextes permet de remettre le client au centre des préoccupations tout en améliorant les conditions de travail des collaborateurs.

Dans les entreprises de distribution et de logistique

La gestion des flux physiques dans la distribution et la logistique offre un terrain particulièrement fertile pour le Gemba Walk, en effet, cela permet l’optimisation des parcours de préparation de commandes en entrepôt entraînant ainsi la réduction des temps de chargement et déchargement des véhicules. Aussi, l’amélioration de l’organisation des zones de stockage permet de limiter les déplacements. De plus, l’identification des causes de dommages aux produits pendant la manutention et la révision des processus de réception et d’expédition permettent de gagner en fluidité et en efficacité. Dans ces secteurs où chaque minute compte, le Gemba Walk permet d’identifier des gains d’efficacité qui se traduisent directement en avantages compétitifs.

Comment intégrer le Gemba Walk dans votre stratégie Lean ?

Le rôle du Gemba Walk dans la méthodologie Lean

Le Gemba Walk n’est pas une pratique isolée mais s’inscrit dans une démarche globale de Lean management. Il interagit avec d’autres outils et méthodes pour maximiser son impact, par exemple il alimente les chantiers Kaizen en identifiant les opportunités d’amélioration. Il complète le management visuel en vérifiant son efficacité sur le terrain et permet de vérifier ainsi l’application réelle des standards de travail. Il facilite l’identification des problèmes à traiter en A3 ou en PDCA et renforce ainsi la démarche 5S en évaluant son application quotidienne. Cette intégration dans l’écosystème des outils Lean permet de créer une synergie où chaque pratique renforce l’efficacité des autres, dans une logique systémique d’amélioration.

Suivi et évaluation des résultats après le Gemba Walk

Pour mesurer l’efficacité de votre démarche Gemba Walk et en démontrer la valeur ajoutée, un système de suivi et d’évaluation est indispensable, il est nécessaire de mettre en place des indicateurs spécifiques liés aux problèmes identifiés et suivre régulièrement l’avancement des actions d’amélioration. Le but étant de pouvoir quantifier les gains obtenus (productivité, qualité, délais, etc.) afin de célébrer et de communiquer sur les succès pour renforcer l’adhésion. Et cela permet d’analyser les difficultés rencontrées pour améliorer le processus lui-même. Cette approche structurée de mesure des résultats permet non seulement de justifier l’investissement en temps que représente le Gemba Walk, mais aussi d’affiner continuellement la méthode pour en maximiser l’impact.

Conclusion

Le Gemba Walk représente bien plus qu’une simple visite d’usine ou de bureau – c’est une philosophie managériale qui place l’observation directe et le respect des collaborateurs au cœur de la démarche d’amélioration. En combinant rigueur méthodologique et ouverture d’esprit, cette méthode de gestion de la qualité permet de transformer profondément la manière dont les organisations abordent leurs défis opérationnels.

Pour les entreprises engagées dans une démarche d’excellence opérationnelle, le Gemba Walk constitue un outil indispensable pour aligner la vision stratégique avec les réalités du terrain. En créant un dialogue authentique entre tous les niveaux de l’organisation et en valorisant l’expertise de chacun, cette approche contribue non seulement à l’optimisation des processus mais aussi à l’émergence d’une culture d’entreprise orientée vers l’amélioration continue et l’excellence. Alors, prêt à chausser vos baskets et à aller voir ce qui se passe réellement sur votre Gemba ?