Kantree a changé la gestion de projet IT chez Worldchefs

Worldchefs - World Association of Chefs’ Societies - est un réseau mondial de 110 associations de chefs. Ils apportent leur soutien aux professionnels de la cuisine en termes d’éducation, de développement professionnel et de réseautage. Ils établissent également des normes pour les concours culinaires et organisent des programmes visant à réduire la précarité alimentaire ainsi qu’à promouvoir la production durable des aliments.

Le réseau a été fondé en 1928 à l’Université de la Sorbonne à Paris. Clin d’œil du destin, ils se sont tournés vers un outil made in France - Kantree - pour la gestion de projet informatique.

Worldchefs est client Kantree quasiment depuis le début de notre aventure. Initialement, ils ne géraient que des réunions avec Kantree, mais début 2019, ils ont adopté notre plateforme pour la gestion de projets informatiques. Ils font encore aujourd’hui partie de nos utilisateurs les plus expérimentés.

Nous avons parlé avec Anand Kumar Shukla, Digital Product Manager, et Linh To, Project & Event Manager, à propos de Kantree : comment ils l’utilisent, comment cela a fait une différence dans leur gestion de projet et quels flux de travail sont les plus utiles à leurs équipes.

Quelles problématiques rencontrez-vous dans votre gestion de projet informatique ?

Anand : Être chef de produit numérique implique de nombreuses activités de gestion de projets technologiques, ce qui m’oblige à garder une trace de beaucoup de choses à la fois. Et comme j’ai plus d’un produit sur lequel me focaliser, cela rend le travail encore plus complexe.

Je travaille en étroite collaboration avec les équipes de notre fournisseur informatique, donc je leur délègue toujours des tâches. En plus de cela, je reçois également des tâches assignées par les membres de mon équipe. Ils sont situés dans différents pays et différents fuseaux horaires, et nous avons un grand nombre de projets de développement de sites Web.

Le problème que nous avions était de garder une trace de toutes ces tâches, d’en avoir une vue d’ensemble, et de collaborer efficacement sans perdre de vue leur achèvement. 

Nous avons également beaucoup de fichiers sur lesquels nous travaillons, provenant de divers collègues et fournisseurs. Avant Kantree, nous utilisions un outil différent pour tout organiser, que ce soit pour envoyer un fichier à un membre de l’équipe ou fixer une date limite à laquelle il est censé livrer - et c’était un défi. Puis nous sommes passé à Kantree.

Worldchefs est passé à Kantree en 2019 pour la gestion de projets informatiques complexes, ce qui implique de suivre les tâches, les délais et les fichiers de l’équipe interne et des fournisseurs. “Kantree m’a aidé à réduire l’encombrement et à être organisé”, déclare Anand Kumar Shukla, responsable des produits numériques. Image reproduite avec l’aimable autorisation de Worldchefs

Comment Kantree vous a aidé à surmonter ces défis ?

Anand : Nous sommes passés de Trello à Kantree pour les tâches liées à l’informatique, car il est devenu évident que nous avions besoin d’un outil qui pouvait nous donner un aperçu détaillé grâce à des fonctionnalités telles que des vues personnalisées, des tableaux de bord et des chronologies, fonctionnalités qui se sont révélées idéales pour nos activités de gestion de projet et de produit. Grâce à Kantree nous pouvons avoir différentes vues, nous pouvons voir quelles tâches ont été assignées à quelle personne, quel est le délai de livraison, etc.

Nous pouvons aussi faire des rapports. J’aime la fonction de dashboard où nous avons une représentation graphique de ce qui se passe, qui a quoi à faire, si quelqu’un a trop de tâches - nous pouvons en fait les redécouper et réfléchir à la façon dont nous pouvons mieux les attribuer au sein de l’équipe tech.

En bref, Kantree m’a aidé à réduire l’encombrement et à être organisé, car lorsque vous êtes organisé, vous pouvez faire plus de choses. 

Linh: J’utilise beaucoup Kantree pour les communications internes et externes. Nous gérons plusieurs formulaires dans Kantree pour les appels à candidature, et c’est un bon moyen pour moi de faire le suivi des candidatures entrantes.

Worldchefs embarque des formulaires Kantree sur son site web pour collecter les candidatures de bénévoles et les gérer directement dans un workspace, sans avoir à utiliser d’applications tierces. [image]

Quels sont les workflows de prédilection de votre équipe ?

Anand : Personnellement, j’aime le flux de travail Kanban et, pour autant que je sache, la plupart des membres de mon équipe informatique l’utilisent également. Surtout avec le niveau de personnalisation qui peut être fait sur le workflow kanban, c’est incroyable. C’est comme “to do, doing, done”, mais nous avons étendu cela à des concepts qui ont du sens lorsqu’il s’agit de gestion de projet de site Web, par exemple le maquettage, le design, le développement, et les tests en ligne.

Et nous utilisons les tableaux croisés(ou swimlanes) pour catégoriser encore plus les tâches (cartes). Par exemple, il n’y a pas si longtemps, nous avons créé un tableau après notre planification pour l’année, et nous avons utilisé notre structure en swimlanes pour cela. On voit alors clairement les différentes étapes pour les différentes cartes du projet. Et nous leur avons assigné des personnes, afin qu’elles puissent déplacer les cartes dans les swimlanes. C’est bien, ça me donne un bon aperçu.

Linh : Pour nos événements, nous utilisons aussi beaucoup la vue calendrier.

Quelle est votre fonctionnalité Kantree préférée et pourquoi ?

Linh : J’aime beaucoup les automatisations, le fait de pouvoir gagner du temps en automatisant de nombreuses actions répétitives, c’est très utile. Avec notre programme de développement durable, il y a beaucoup de candidatures, par exemple pour les formateurs bénévoles et les animateurs d’ateliers. Tout cela est géré dans Kantree, donc je peux simplement faire un suivi, ou leur envoyer une approbation ou un refus - tous les messages sont automatisés et traçables dans Kantree.

Et ce que je trouve très utile, c’est que je peux aussi commenter une fiche et garder une trace de nos conversations avec chaque candidat. C’est un bon moyen de stocker des informations.

Worldchefs utilise les automatisations Kantree pour la gestion des tâches récurrentes et le suivi des candidatures de bénévoles, c’est-à-dire l’envoi de notifications approuvées/rejetées. Tous les messages sont alors traçables dans Kantree. Image reproduite avec l’aimable autorisation de Worldchefs.

Anand : Kantree 10.0 a changé la donne. La nouvelle Inbox est ce que j’aime le plus, car elle me permet de répondre aux commentaires directement depuis l’écran d’accueil et je n’ai même pas besoin d’aller sur la carte.

Cela m’aide à fournir des réponses plus rapides partout où cela est nécessaire. L’Inbox est vraiment utile, je l’ai même commenté sur Twitter lorsque Kantree a publié un article à ce sujet. J’aime la façon dont vous pouvez la personnaliser, si vous voulez marquer les commentaires comme lus au scroll vers le bas ou si vous ne voulez pas voir les mises à jour dans lesquelles vous n’êtes pas identifié.

J’aime aussi la barre de navigation latérale pour passer facilement d’un projet à l’autre. Vous pouvez voir tous les sous-tableaux que vous avez au sein du grand tableau de l’entreprise.

Un grand merci à Anand et Linh pour avoir partagé avec nous comment Worldchefs utilise Kantree pour la gestion de projets informatiques. Pour plus d’inspiration, lisez d’autres témoignages clients !