Travail à distance: comment gérer des équipes distribuées

Il est indéniable que le lieu de travail est de plus en plus numérique. L’environnement de bureau autrefois statique cède la place à la flexibilité et aux équipes distribuées. Plus que jamais dans le passé, les équipes à distance sont la norme.

Examinons de plus près les tendances qui façonnent l’avenir du travail et ce que cela signifie pour vos activités quotidiennes.

Pourquoi l’avenir du travail est à distance (et c’est une bonne chose)

Selon le rapport 2019 sur l’avenir du travail d’Upwork, 58% de la main-d’œuvre sera composée de jeunes générations d’ici 2028, soit une forte augmentation de 38% par rapport à aujourd’hui. Par rapport aux baby-boomers, ils sont plus susceptibles de privilégier la flexibilité sur le lieu de travail, y compris le travail à distance, et d’investir dans des outils numériques pour soutenir les équipes distribuées. Au fur et à mesure que les managers du millénaire deviendront majoritaires, leur influence augmentera également. 73% des équipes comprendront des travailleurs à distance au cours de la prochaine décennie.

Si les équipes à distance sont devenues incontournables dans le secteur de la technologie, où les entreprises sont conçues pour être à distance, ce n’est pas toujours le cas dans les entreprises traditionnelles. Certains managers hésitent à assouplir la structure pour des raisons de productivité. “Comment savoir si ce travailleur fait vraiment son travail s’il n’est pas à son bureau?” semblent-ils penser.

Ne craignez rien. Les recherches montrent que la flexibilité du lieu de travail entraîne une augmentation de la productivité et de la satisfaction des employés.

Une étude de deux ans menée par l’université de Stanford a révélé “une amélioration de 13% des performances des personnes travaillant à domicile”, et ce pour deux raisons. Tout d’abord, les bureaux sont des environnements bruyants, pleins de distractions. Pour beaucoup de gens, il est plus facile de se concentrer à la maison. Deuxièmement, on a constaté que les travailleurs à distance travaillent à plein temps, car ils ne prennent pas de longues pauses avec leurs collègues ou ne sont pas retardés par la circulation.

L’étude a également révélé que des employés plus productifs et plus heureux entraînent des taux de rétention plus élevés. Cela signifie que les entreprises dépensent moins d’argent pour le recrutement et la formation.

“Our best ideas very rarely come sat at a desk. Presenteeism isn’t something that will result in the best work. Give people the environments that they want to work in,” Sarah Ellis @amazing_if #TheDrumArms #AWE2019

— The Drum (@TheDrum) March 21, 2019

Choses à considérer lors de la gestion d’équipes distribuées

Chez Digicoop, la startup à l’origine de Kantree, nous sommes une équipe distribuée. La plupart d’entre nous sont basés à Paris et il y a une personne à Bordeaux. Nous avons la possibilité de venir au bureau ou de travailler à domicile, il n’y a pas d’heure fixe de début ou de fin, nous pouvons faire des courses pendant la journée si nécessaire. Ce qui est important, c’est que le travail soit fait.

Cela est possible grâce à une communication fréquente, aux outils numériques, à la transparence entre les membres de notre équipe et à l’autonomie que confère le statut de coopérative. Dans un environnement où chacun est réellement engagé, il n’y a pas de place pour le “laisser-aller”.

L’avenir du travail appelle une nouvelle approche du leadership. En outre, il y a une différence entre le fait d’être à distance et le fait d’avoir une stratégie à distance d’abord.

La première option est une simple politique de “vous pouvez travailler à domicile”, qui ne suffit plus sur le marché mondial et numérique. La deuxième consiste à donner aux gens la liberté de travailler de n’importe où et à faire en sorte que les travailleurs à distance aient le sentiment de faire partie de l’équipe au même titre que ceux qui sont au bureau. A distance d’abord signifie que tout le travail est numérisé - les documents et les tableaux blancs doivent être accessibles en ligne par tous, d’où l’importance des outils numériques.

Voici ce que vous pouvez faire pour créer une culture de la flexibilité et gérer efficacement les équipes distribuées:

• Fixez des objectifs clairs: Assurez-vous que les équipes internes et distantes sont sur la même longueur d’onde en ce qui concerne les objectifs et les performances attendues. Ne laissez pas le principe “loin des yeux, loin du cœur” devenir un problème avec le travail à distance.
• Focalisez sur les résultats: Oubliez l’idée qu’être assis au bureau de 9 à 5 signifie travailler dur. Ce n’est pas le seul indicateur (ou un indicateur sûr) de la productivité. Si les projets sont réalisés, le fait que les employés travaillent depuis leur canapé ne devrait pas avoir d’importance.
• Encouragez la communication: Créez une culture de la transparence, où les membres de l’équipe communiquent ouvertement, peuvent voir le travail en cours et n’hésitent pas à partager leurs commentaires ou leurs idées.
• Adaptatez les processus existants: Si votre équipe est répartie sur plusieurs fuseaux horaires, adaptez votre flux de travail en conséquence. Il peut s’agir de trouver des moments opportuns pour des conférences téléphoniques ou de ne pas attendre une réponse immédiate à un courriel.
• Fournissez des outils de collaboration: L’un des aspects les plus importants du travail avec des équipes à distance est de disposer de la bonne combinaison d’outils numériques: asynchrones (courrier électronique, tableaux d’affichage, etc., où la communication ne se fait pas au même moment), synchrones (chat, chat vocal, conférence téléphonique, etc. pour des échanges en temps réel) et logiciels de gestion du travail pour suivre les projets.

Ce que Kantree peut faire pour les équipes à distance

Notre plateforme est disponible partout et est dotée de nombreuses fonctionnalités pour les équipes distantes. Il s’agit d’une combinaison d’une base de données et d’un logiciel de gestion du travail, qui remplace les feuilles de calcul et les courriels par des outils de collaboration en temps réel. Kantree s’intègre également avec des applications tierces, ce qui en fait un outil tout-en-un pour le travail en équipe.

Les membres de l’équipe peuvent utiliser un tableau de bord visuel avec des vues partagées pour créer des tâches (cartes), y affecter des personnes, fixer des échéances et des rappels, soumettre des commentaires et mentionner des collaborateurs.

Essayez Kantree gratuitement pendant 15 jours et connectez vos équipes. Des questions? Envoyez un courriel ou un tweet à @Kantree_Fr.