Editer vos cartes

Les cartes sont les éléments de vos workspaces. Une carte peut être tout ce que vous devez faire ou retenir : une tâche, un bug à corriger, une personne à contacter, un contrat, une idée…

Une carte est plus qu’un titre. Elle a des champs (dates, assignés, fichiers…), des commentaires, des sous-cartes et un historique. Ce guide vous montre comment créer et modifier des cartes.

Créer des cartes

1. Cliquez sur le + en bas d’une colonne.
2. Saisissez le titre de la carte.
3. Appuyez sur Entrée.

La carte apparaît tout de suite dans la colonne, et sur l’écran des autres membres.

Quand la vue est groupée par un champ, la nouvelle carte prend la valeur de sa colonne. Par exemple, une carte créée dans la colonne « En cours » d’un tableau groupé par État est dans l’état « En cours ».

Les personnes qui ne sont pas membres du workspace peuvent aussi créer des cartes, avec un formulaire.

Créer des cartes par e-mail

Chaque workspace a une adresse e-mail. Quand vous envoyez un e-mail à cette adresse, Kantree crée une carte :

• l’objet de l’e-mail est le titre de la carte,
• le texte de l’e-mail est le premier commentaire de la carte,
• les fichiers joints sont joints à la carte.

Vous pouvez utiliser @utilisateur et #valeur dans l’objet, comme dans le titre d’une nouvelle carte. Vous pouvez aussi transférer un e-mail au workspace.

Pour obtenir l’adresse, cliquez sur Intégrations dans la barre latérale du workspace, puis sur Créer des cartes par email.

Chaque carte a aussi ses propres adresses, en bas de la carte : envoyez un e-mail à la première pour ajouter un commentaire, et à la seconde pour créer une sous-carte.

Rendre une carte récurrente

Certaines cartes reviennent régulièrement : un rapport hebdomadaire, une facture mensuelle… Kantree peut les créer pour vous.

1. Ouvrez la carte à répéter, ou faites un clic droit dessus.
2. Cliquez sur …, puis sur Créer une carte récurrente.
3. Choisissez la fréquence (Quotidien, Hebdomadaire, Mensuel…), le jour et l’heure.
4. Cliquez sur Créer une automatisation.

Kantree enregistre une copie de la carte, avec ses champs et ses sous-cartes, et crée une automatisation qui la copie à l’heure que vous avez choisie. Vous pouvez supprimer ou archiver la carte d’origine : cela ne change pas l’automatisation.

Pour changer la fréquence ou la carte copiée, ouvrez Automatisations dans la barre latérale du workspace. Voir Automatisations.

Ouvrir la carte

Cliquez sur une carte pour l’ouvrir. La fenêtre de la carte s’ouvre.

1. Titre : cliquez dessus pour le modifier.
2. Référence et workspace : le numéro de la carte (#35) est unique dans le workspace. Tapez-le dans un commentaire pour faire un lien vers la carte.
3. Historique : le temps que la carte a passé dans chaque étape (par exemple dans chaque état).
4. Type de carte : le type de la carte définit ses champs. Voir Types de cartes.
5. Abonnements et rappels : suivez la carte et programmez des rappels. Voir Notifications.
6. Plus d’options : toutes les actions sur la carte (copier, déplacer, archiver, partager, imprimer…).
7. Épingler la carte : ajoute la carte à Mes cartes, un panneau qui reste en bas de l’écran dans tous vos workspaces.
8. Maximiser la fenêtre, la Réduire en bas de l’écran, ou la Fermer.
9. Champs : les informations de la carte. Voir Modifier les champs.
10. Commentaires, activités et discussions : les échanges et l’historique de la carte. Utilisez les boutons du haut pour n’afficher que les commentaires ou que les activités.
11. Zone de commentaire : écrivez un commentaire. Tapez @ pour mentionner un membre.

En bas des champs, les onglets Sous-cartes et Logs montrent les sous-cartes et les logs de la carte.

Pour voir la carte à côté de votre vue, cliquez sur …, puis sur Ancrer à droite. Pour ouvrir toutes les cartes de cette façon, activez Toujours ouvrir les cartes ancrées à droite dans le menu Apparence.

Ouvrir le menu de la carte

Faites un clic droit sur une carte pour ouvrir son menu, sans ouvrir la carte. Les mêmes actions sont dans le menu … de la fenêtre de la carte.

Modifier le titre

Cliquez sur le titre de la carte dans la fenêtre de la carte, modifiez-le, puis appuyez sur Entrée.

Les états des cartes

Chaque carte a un état qui montre son avancement : Non décidé, Accepté, En cours, En attente, Terminé, Abandonné ou Fermé. Une nouvelle carte est Non décidé. Kantree utilise les états pour calculer l’avancement et les dashboards.

La plupart des workspaces montrent l’avancement avec un champ État : ses valeurs sont les étapes de votre travail, par exemple « À faire », « En cours » et « Fait ». Chaque valeur peut fixer l’état de la carte : une carte dans « En cours » est En cours, une carte dans « Fait » est Terminé.

Pour changer l’état d’une carte :

• cliquez sur une valeur de son champ État, ou faites glisser la carte dans une autre colonne d’un tableau groupé par État,
• ou faites un clic droit sur la carte, puis cliquez sur Marquer comme Fait, ou sur Marquer comme… pour choisir un autre état.

Pour terminer une sous-carte, cochez la case devant elle dans l’onglet Sous-cartes.

Le titre des cartes terminées est barré. Pour les afficher normalement, désactivez Rayer les cartes faites dans le menu Apparence.

Voir Les champs État pour créer les étapes de votre workflow.

Écrire une description

Les nouvelles cartes ont un champ Description pour un texte long. Cliquez dessus pour écrire.

L’éditeur met en forme votre texte : titres, gras, italique, listes, citations, liens et images. Si vous préférez écrire en Markdown, cliquez sur Markdown sous l’éditeur.

Les dates

La plupart des workspaces ont un champ Date d’échéance. Les champs date vous permettent de voir vos cartes dans les vues Calendrier, Timeline et Gantt. Voir Timelines.

Sur les cartes, la couleur de la date change quand la date approche et quand elle est passée.

Par défaut, Kantree envoie un rappel aux abonnés de la carte 24 heures avant la date (avant la date de fin pour une période). Pour le changer, survolez le champ, cliquez sur le bouton au-dessus (Champ de date), puis sur Options :

• Utiliser le même fuseau horaire pour tout le monde.
• Envoyer un rappel avant la date d’échéance : le nombre d’heures, ou 0 pour ne pas envoyer de rappel.
• Peut sélectionner une plage de dates : le champ a une date de début et une date de fin.
• Désactiver le codage couleur de la date.
• Unité de sélection et d’affichage des dates : jours, jours avec heure, mois ou années.

Kantree enregistre aussi la date à laquelle une carte est terminée ou fermée. Certains graphiques des dashboards l’utilisent.

Joindre des fichiers

Pour joindre un fichier à une carte, déposez vos fichiers sur un champ fichiers (Pièces jointes par défaut), ou cliquez sur son + :

• Télécharger depuis mon ordinateur,
• Choisir parmi les fichiers du workspace : un fichier qui est déjà dans le workspace,
• Prendre une photo (sur un téléphone ou une tablette),
• Créer un dessin ou Créer un document,
• Joindre un lien.

Cliquez sur un fichier pour le voir sans le télécharger.

Pour retirer un fichier, survolez-le, cliquez sur son menu, puis sur Supprimer.

Choisir une image de couverture

Une image de couverture s’affiche sur la carte dans les vues. Survolez une image d’un champ fichiers, cliquez sur son menu, puis sur Utiliser en tant que couverture sur la carte. Pour montrer les couvertures, activez l’image de couverture dans les Champs affichés du menu Apparence.

Coller une image

Copiez une image (par exemple une capture d’écran), ouvrez une carte, puis appuyez sur Ctrl + V (Cmd + V sur Mac). Kantree vous demande où coller l’image : dans un champ fichiers, ou dans un commentaire.

Mettre des cartes dans des groupes

Certains champs mettent les cartes dans des groupes. Vous pouvez grouper, filtrer et trier les cartes avec eux :

• État : les étapes de votre travail. Une valeur par carte.
• Sélection : un choix dans une liste, par exemple une priorité. Une valeur par carte.
• Libellés : des étiquettes. Plusieurs valeurs par carte.
• Jalon : des étapes datées, par exemple des sprints ou des versions. Une valeur par carte.

Pour donner une valeur à une carte :

• cliquez sur le champ dans la fenêtre de la carte, puis choisissez la valeur,
• ou faites glisser la carte dans une colonne d’un tableau groupé par ce champ,
• ou faites un clic droit sur la carte, puis utilisez les actions.

Pour ajouter une valeur, cliquez sur le champ, saisissez la nouvelle valeur, puis appuyez sur Entrée.

Assigner des membres

Le champ Assignés assigne des membres du workspace à la carte. Les membres assignés suivent la carte : ils reçoivent des notifications quand elle change. La carte apparaît aussi dans leur My work.

Ajoutez d’autres champs de membres pour d’autres rôles, par exemple « Relecteur » ou « Designer ». Utilisez un champ Assignés quand les personnes doivent être prévenues. Utilisez un champ Membres pour simplement noter des noms, du workspace, de l’équipe ou de l’organisation.

Modifier les champs

Cliquez sur un champ pour changer sa valeur. Il existe de nombreux types de champs : nombres, cases à cocher, formules, adresses… Voir Personnaliser vos cartes.

Relier des cartes

Un champ Relations de cartes relie une carte à d’autres cartes, dans le même workspace ou dans un autre. Par exemple : un bug et la fonctionnalité qu’il touche, une tâche et les tâches qui la bloquent. Voir Relations.

Ajouter des sous-cartes

Une carte peut avoir des sous-cartes. Une sous-carte est une carte complète, avec ses propres champs et commentaires.

Pour ajouter une sous-carte, ouvrez la carte, allez dans l’onglet Sous-cartes en bas des champs, saisissez un titre dans Ajouter une sous-carte…, puis appuyez sur Entrée.

Dans cette liste, vous pouvez cocher une sous-carte pour la terminer, la renommer ou l’ouvrir.

Pour montrer les sous-cartes sur les cartes d’un tableau, cliquez sur le nombre de sous-cartes d’une carte, ou activez Descendantes dans le menu Apparence.

Créer un sous-tableau

Quand une carte a beaucoup de sous-cartes, donnez-lui son propre tableau : cliquez sur Créer un sous-tableau dans l’onglet Sous-cartes. Le sous-tableau a ses propres vues, filtres et paramètres, comme un workspace.

Les sous-tableaux d’un workspace sont listés dans la section Sous-tableaux de la barre latérale du workspace. Pour remonter, cliquez sur Aller au tableau parent.

Pour retirer le sous-tableau, ouvrez la carte, cliquez sur …, puis sur Désactiver le tableau. Les sous-cartes ne sont pas supprimées.

Ajouter des logs

Les logs enregistrent des informations structurées sur une carte, avec une date. L’usage le plus courant est le suivi du temps : chaque personne note le temps passé sur la carte.

Ouvrez l’onglet Logs en bas de la carte, puis cliquez sur Ajouter un log.

Voir le guide des logs.

Copier ou déplacer des cartes

Vous pouvez copier (Dupliquer) ou déplacer (Déplacer) une carte dans le même workspace ou vers un autre workspace. Faites un clic droit sur la carte, ou utilisez le menu … de la carte, puis choisissez la destination.

Quand vous déplacez ou copiez une carte vers un autre workspace, la carte garde tous ses champs. Les champs que le workspace de destination n’a pas lui sont ajoutés, pour toutes ses cartes. Les champs qui ont le même nom et le même type dans les deux workspaces sont fusionnés.

Si vous déplacez une carte dans une autre carte, elle devient une sous-carte.

Partager une carte

• Avec des membres du workspace : cliquez sur …, puis sur Copier l’URL de la carte, et envoyez l’adresse. Cliquez sur l’icône de QR code à côté pour obtenir un QR code.
• Avec des personnes qui ne sont pas membres : cliquez sur …, puis sur Partager. Toute personne qui a le lien peut voir la carte, mais ne peut pas la modifier. Cliquez sur Annuler le partage pour arrêter le partage.

Archiver une carte

Archivez les cartes dont vous n’avez plus besoin : vos vues sont plus faciles à lire et se chargent plus vite.

• Pour archiver une carte, faites un clic droit dessus, puis cliquez sur Archiver.
• Pour archiver plusieurs cartes, faites un clic droit sur une carte, cliquez sur Sélectionner (ou Tout sélectionner), sélectionnez les autres cartes, puis cliquez sur Archiver toutes les cartes.

Pour voir les cartes archivées, activez Archivées dans le menu Apparence. Pour restaurer une carte, ouvrez-la, cliquez sur …, puis sur Restaurer.

Supprimer une carte

Faites un clic droit sur la carte, ou cliquez sur … dans la fenêtre de la carte, puis sur Supprimer. Pour supprimer plusieurs cartes, sélectionnez-les, puis cliquez sur Supprimer toutes les cartes.

Personnaliser les cartes

Voir le guide pour personnaliser vos cartes pour ajouter des champs, des types de cartes et des couleurs à vos cartes.