Collaborer avec votre équipe

Kantree est le coeur de votre travail en équipe. Il rassemble toute les informations en un seul endroit et permet à tout le monde d’intéragir simplement et de mettre à jour les cartes et tâches de votre projet en temps réel. Parce qu’il est simple à utiliser, il améliore la coordination de votre équipe. Ne perdez plus jamais de données dans vos mails et vos logiciel de messagerie.

Projets privés

Les projets privés peuvent être uniquement créés depuis une équipe. Il est possible de restreindre les droits d’accès des autres membres d’une équipe:

• Le projet est complètement privé et vous devez inviter individuellement les autres membres de l’équipe pour qu’ils puissent le voir (décocher Les membres de l'équipe peuvent observer)

• Le projet est visible par tous les membres de l’équipe mais ils ne peuvent pas l’éditer (cocher Les membres de l'équipe peuvent observer et décocher Les membres de l'équipe peuvent rejoindre le projet par eux-mêmes)

• Le projet est visible par tous les membres de l’équipe et ils peuvent le rejoindre d’eux-mêmes afin de pouvoir l’éditer (ce sont les droits par défaut). Vous pouvez définir quel rôle sera donné automatiquement aux membres qui rejoignent le projet par eux-mêmes.

Les projets accessible par tout le monde dans l’équipe n’apparaissent pas nécessairement sur le tableau de bord de tout le monde. Vous devez être membre d’un projet pour le voir apparaitre sur votre dashboard. Vous retrouverez la liste complète sur la page d’équipe.

Projets publics

Les projets créés au sein d’une équipe peuvent être privés (par défaut) ou publics.

Vous pouvez choisir le rôle qui est attribué aux utilisateurs (loggués ou non) qui accèdent à votre projet sans qu’ils soient membres ou invités dans le projet.

Ajouter des membres à votre projet

Pour inviter des membres et gérer les accès à votre projet, vous pouvez directement dans les paramètres du projet et cliquer sur l’onglet Membres et accès ou bien aller dans le panneau lateral de membres et cliquer sur le bouton Gérer les membres....

Vous arriverez sur ce panneau :

Ensuite, cliquez sur le bouton + ajouter un membre. Vous verrez la liste de tous les membres de l’équipe. Vous aurez à selectionner ceux que vous voulez ajouter dans votre projet.

Vous pouvez changer les rôles des membres du projet. Les rôles sont définis au niveau de l’équipe. Vous avez une explication détaillée des rôles en-dessous

Vous pouvez ajouter des invités à collaborer à votre projet (utilisateurs extérieurs à votre équipe).

Vous avez juste à entrer leur nom d’utilisateur Kantree (s’ils ont déja un compte Kantree), et/ou leur email (s’ils sont nouveaux) en les séparant bien par des virgules.

Gérer les rôles et les permissions

Kantree est construit sur un systeme de rôles et de permissions.

Les rôles vous permettent de définir précisément quelles actions les utilisateurs peuvent ou ne peuvent pas faire dans votre projet.

Vous pouvez gérer vos rôles à partir de votre page d’équipe.

Il y a 4 rôles par défauts sont (et un pseudo-rôle) :

• Pas de permission: le membre est disponible dans le projet pour être assigné à des tâches mais n’y a pas accès (pseudo-rôle)
• Observateur: ne peut ni éditer ni commenter
• Observateur autorisé à commenter: l’utilisateur peut commenter les cartes mais ne peut pas les éditer
• Membre: l’utilisateur peut voir, commenter et éditer
• Admin: le membre peut changer modifier les paramètres d’accès du projet et ajouter/supprimer des collaborateurs

Ces rôles ne sont pas éditables mais peuvent être dupliquer pour créer de nouveau rôles. Vous pouvez consulter la liste des permissions pour ces rôles.

Vous pouvez aussi créer de nouveaux rôles de A à Z.

Une vingtaine de permissions peuvent être activées/désactivées, ce qui vous permet de gérer un éventail d’actions allant de la création et l’edition de carte, jusqu’à la gestion des membres ou des formulaires.

Les rôles sont toujours créés en premier lieu au niveau de l’équipe, parce que nous considérons qu’ils font partie intégrante de celle-ci.

Cependant, Kantree vous laisse la possibilité de les modifier au niveau de chaque projet, jusqu’au niveau d’un groupe ou d’un champ de carte en particulier. Vous pouvez par exemple donner les droits d’édition sur un seul champ de la carte, ou bien introduire un rôle de “Modérateur” dans vos projets très animés qui aura uniquement la possibilité de modérer (éditer, supprimer) les commentaires de tous les membres pour veiller à la bonne conduite des discussions.

Il y a 2 niveaux de modification d’un rôle au niveau d’un projet. Accorder des dérogations/interdictions sur les permissions générales qui sont associées à ce rôle dans les paramètres du projet :

Ou personnaliser les permissions sur un champ ou un groupe specifique de votre projet. Vous trouverez un icone clef à côté de vos champs sur vos cartes :

A partir de ce menu, vous pourrez activer/désactiver les permissions pour ce champ :

Dans cet exemple, les membres qui ont le rôle de Devops pourront modifier le champ “Due Date” (Echeance), mais les membres Q&A, eux, ne le pourront pas.

Si vous voulez limiter les possibilités de déplacement de cartes à travers votre Kanban, cela est aussi possible via l’onglet Règles du menu des groupes. Au moment où ils déplaceront une carte, les membres du projet sauront dans quelles colonnes ils peuvent la déposer :

Temps réel

Les modifications sont appliquées en temps réel. Vous n’avez pas besoin de rafraichir la page de votre navigateur pour voir les modifications effectuées par un autre utilisateur.

Si vous perdez votre connexion Internet, un avertissement apparait en haut de l’interface et vous ne pourrez plus éditer le projet jusqu’à ce que votre connexion soit rétablie.

Hors connexion

Si vous chargez Kantree et quelques uns de vos projets au moins une fois, vous pouvez ensuite y accéder hors connexion.

Toutes les cartes des projets pré-chargés seront accessibles. Vous pourrez changer de vues et modifier la manière dont les cartes sont groupées. Pour l’instant, les filtres ne sont pas utilisables hors connexion.

Vous pourrez aussi créer de nouvelles cartes et ajouter des commentaires, ils seront tous synchronisés une fois que vous retrouverez une connexion Internet.

Assigner des cartes

Dans les cartes de votre projet, vous trouverez le champs Assignés.

Il vous permet d’assigner des cartes aux membres du projet. Vous pouvez assigner plusieurs membres à vos cartes.

Les membres assignés seront automatiquement abonné à la carte. Ils seront notifiés de tout changement fait sur la carte.

Vous pouvez ajouter plus de champs Membres pour définir plusieurs roles (comme Réviseur, Testeur, Rédacteur, Développeur, Designeur…). Voir le guide sur la personnalisation des cartes.

Ces assignements seront utilisés pour créer des graphiques dans vos rapports de projet.

Vous pouvez aussi grouper vos cartes par Assignés dans votre tableau Kanban ou dans votre Timeline.

Commenter les cartes

Les commentaires vous permettent de discuter d’une carte avec vos collaborateurs. Vous les trouverez dans l’onglet Activité de vos cartes. Ils sont mis à jour en temps réel.

Vous pouvez chosir d’utiliser l'éditeur de texte enrichi ou l'éditeur markdown. Notez que Kantree supporte le markdown façon Github.

Mentionnez des membres dans un commentaire avec @username pour les notifier du commentaire. Cela permet de simplement attirer leur attention et de les inviter dans une conversation quand elle a lieu.

Tapez @ pour ouvrir directement une popup avec la liste des membres, dans laquelle vous pouvez naviguer avec flèche haut et flèche bas. Appuyez sur Entrée ou Tab pour valider votre choix, ou cliquez directement sur le membre. Si vous continuez à écrire les premières lettres du nom que vous cherchez, cela filtrera la liste des membres de sorte que seul ceux qui commencent par ces lettres seront affichés. Le filtre n’est pas sensible aux majuscule/minuscule (écrire @ma affichera quand même @Maxime dans la liste).

Chaque membre abonné à la carte ou mentionné dans un commentaire recevra une notification dans l’application ou par email.

Vous pouvez répondre directement à l’email et cela ajoutera un commentaire à la suite dans la carte (les mentions @username fonctionnent aussi dans les emails mais vous n’aurez pas la popup d’autocomplétion).

Faites un lien vers une carte en incluant la référence de la carte #id. N’importe qui pourra alors ouvrir le lien de la carte à partir du commentaire.

Abonnement aux cartes et groupes

Dans Kantree, vous pouvez vous abonner aux cartes et aux groupes et recevoir des notifications à chaque fois qu’un changement intervient.

Vous pouvez vous abonner via l’icone cloche.

Une fois abonné, vous pourrez vous désabonner. L’icone cloche sera alors barré si vous n’êtes pas abonné.

Vous serez automatiquement abonné si:

• Quelqu’un (ou vous-même) vous assigne une carte.
• Vous créez une carte.

Vous pouvez aussi vous abonner directement à un groupe. Aller dans le menu d’options de groupe et cliquer S'abonner.

Une fois abonné, vous recevrez des notifications à chaque fois qu’une carte est ajouté à ce groupe.

Dans le menu d’options du groupe, vous pourrez vous Désabonner ou activer/désactiver les notifications de carte.

La dernière option vous permet d’être notifié de tout changement apporté à une carte du groupe sans avoir besoin de s’abonner individuellement à chaque carte. Dans les cartes, vous pouvez savoir si vous êtes abonnés via un abonnement à un groupe

Rappels

Dans le menu d’abonnement aux cartes (présenté dans le paragraphe précédent), cliquez sur Ajouter un rappel et vous pourrez configurer un rappel pour n’importe quelle moment dans le futur.

Vous pouvez choisir quels utilisateurs recevront le rappel.

Une fois que le rappel arrive à son terme, une notification est envoyée aux utilisateurs concernés, dans l’application et par email (si jamais ils ont activé l’option).

Si un ou plusieurs rappel sont en cours sur une carte, l’icone cloche sera affiché dans un badge.

Vous pouvez supprimer les rappels avant qu’ils ne s’activent.

Notifications

Les notifications sont envoyées aux membres abonnés et aux utilisateurs concernés par les rappels.

Les notifications peuvent être dans l’application : si vous en avez une, vous verrez le bouton cloche en haut a droite de la page devenir rouge, et un (1) apparaitra dans l’onglet de votre navigateur.

Cliquer sur la cloche et vous verrez votre notification (et vous pourrez l’effacer).

Si vous avez activé les notifications par email, vous recevrez également un email à chaque notification.

Le guide de projet

Le guide de projet vous permet de partager des informations sur le projet avec tous vos collaborateurs. Vous pouvez l’utiliser comme un wiki avec des options basiques de formatage de texte. Les usages simples incluent par exemple un tutoriel sur comment utiliser le projet et les différentes vues sauvegardées, ou bien la définition des différents modèles de carte et des groupes.

Vous y accédez à partir de l’icone livre en bas de la barre latérale de gauche.

Journal

Le Journal vous permet d’afficher toutes les activités qui sont arrivées dans votre projet. Vous pouvez choisir une période, des membres ou des types d'activités pour filtrer le journal et obtenir exactement l’information recherchée.

C’est le support parfait pour synchroniser régulièrement votre travail avec vos collègues.

Logs

Vous trouverez un aperçu de tous les logs associés à des cartes, avec la possibilité de les filtrer par types de log et par période.

Si vous voulez ajouter un nouveau type de log, consulter ce guide.