Grâce aux formulaires les personnes extérieures à votre équipe ont un moyen simple de pouvoir générer des cartes pour votre projet.
Voyons tout cela plus en détails.
Créer un formulaire
Dans votre projet, vous trouverez un outil Formulaires.
Cliquez sur le bouton Create new form, pour accéder à l’éditeur.
-
Donnez un nom a votre formulaire
-
Donnez une description. Cette description sera affichée en en-tête du formulaire
- Vous pouvez selectionner un niveau de disponibilité pour votre formulaire:
- disponible publiquement
- à tous les membres de l’équipe
- seulement au membre du projet
-
Si vous voulez afficher les différentes étapes de traitement de la requete à l’envoyeur, vous pouvez choisir un contexte dans votre projet et quels groupes seront effectivement affichés. Cela donnera le résultat suivant, disponible pour l’envoyeur:
-
Vous pouvez décider si oui ou non , l’envoyeur de la requête peut vous adresser des commentaires, à la suite de son envoi. Cela vous permet de discuter avec l’envoyeur directement
-
Ajoutez de nouveaux champs à votre formulaire. Ces champs sont directement lié à des champs de cartes disponibles dans votre projet(et aux champs de modèle de carte, voir point 8). Quand vous sélectionnez un champ, vous pouvez définir un libellé et une description qui apparaitron dans le formulaire. Vous pouvez marquer un champs comme obligatoire.
Vous pouvez reordonner les champs en les déplaçant simplement à la souris via l’icône des flèches croisées. -
Spécifiez dans quel group seront créées les carte, vous ne pouvez en sélectionner qu’un seul.
-
Selectionnez de quel modèle seront les cartes créées par l’envoi de formulaire. Cela changera la liste des champs disponibles à ajouter dans votre formulaire.
- Ajoutez quelques mots que l’envoyeur recevra par mail lors qu’il enverra le formulaire. (voir plus bas)
Envoyer une requête
Quand quelqu’un soumet une requête, il reçoit cet email :
Pointé par la flèche, le message personnalisé que vous avez ajouté à votre formulaire (voir point 9 au dessus).
La carte est crée dans le groupe spécifié. Elle est marquée d’une icon requête.
Si l’envoyeur ne fournit pas de titre à la carte (ou que le champ titre n’existe pas), le titre de la carte sera Requête de et le nom de l’envoyeur. Si le formulaire est public, l’envoyeur peut être anonyme.
Dans l’en-tête de la carte, vous trouverez un lien vers la requête (pratique si l’envoyeur perd cet URL et aimerait la retrouver).
Intéragir avec l’envoyeur
Vous pouvez intéragir avec l’envoyeur en utilisant les commentaires de la carte créée (si vous avez coché l’option dans l’éditeur de formulaire, voir plus haut).
Poster un commentaire sur la carte créée par la requête, en ayant activé l’option Montrer dans la requête.
Sinon, vous pouvez avoir une conversation privé à propos de la card sans que l’envoyeur ne soit notifié.
Les envoyeurs n’ont pas de notifications (dans l’application ou par email) si vous modifiez les valeurs dans la carte créée par leur requête, ou si vous déplacez la carte dans un autre groupe.
Fermer une requête
Quand vous archivez ou supprimez une carte créée par une requête, cela ferme la requête par la même occasion.
C’est la seule manière de fermer une requête.
Editer un formulaire
Vous pouvez modifier un formulaire n’importe quand en utilisant le bouton crayon.
Chaque envoyeur verra les changements sur sa page de requête, même si vous ajoutez ou supprimez des champs du formulaire.
Vous pouvez activer/désactiver la zone de commentaire dans les requêtes, cela ne supprimera pas les commentaires existants, ils seront seulement cachés.
Supprimer un formulaire
Supprimez un formulaire en utilisant le boutn poubelle.
Le formulaire ne sera alors plus accessible, de même que les pages de requêtes existantes.
Les cartes créées par des requêtes de ce formulaire existeront encore, mais elles perdront l’icon requête et vous ne pourrez plus poster de commentaire avec l’option montrer dans la requête.