Formulaires

Un formulaire permet à des personnes de vous envoyer des informations. Chaque réponse crée une carte dans votre workspace :

• Des personnes extérieures à votre organisation peuvent remplir le formulaire : elles n’ont pas besoin de compte Kantree. Voir Travailler avec des partenaires extérieurs.
• Vous gagnez du temps : les informations arrivent directement dans votre workspace, dans les bons champs.
• Vous pouvez échanger avec la personne qui a envoyé le formulaire, depuis la carte.

Exemples d’usage : tickets de support, candidatures, enquêtes, demandes d’intervention de partenaires, visites de sites…

Le modèle Formulaire de la bibliothèque de modèles crée un workspace avec un formulaire, un tableau des réponses et un rapport.

Créer un formulaire

1. Cliquez sur Ajouter une vue dans la barre latérale du workspace, puis sur Formulaire.
2. Dans Accessible par, choisissez qui peut ouvrir le formulaire :
   • N’importe qui avec le lien (accessible publiquement),
   • Membres de l’organisation,
   • Seulement les membres du workspace.

   Avec Publier sur le hub de l’organisation, le formulaire apparaît aussi dans l’onglet Formulaires de la page de l’organisation.

3. Saisissez le titre du formulaire et une description : ils apparaissent en haut du formulaire.
4. Ajoutez les questions : cliquez sur Ajouter un nouveau champ, puis choisissez un champ du workspace, un bloc de texte, un intitulé, ou un champ dynamique (voir plus bas). Pour chaque question, changez l’Étiquette et la Description que la personne voit, et activez Requis si besoin. Faites glisser les questions pour changer leur ordre.
5. Choisissez les options après l’envoi (voir plus bas).
6. Cliquez sur Enregistrer.

La question Titre donne le titre de la carte. Sans elle, la carte s’appelle « Requête de » suivi du nom de la personne.

Si le workspace utilise des types de cartes, les champs d’un type de carte apparaissent quand vous choisissez ce type dans Créer la carte en utilisant le type suivant.

Les Champs dynamiques enregistrent des informations sur le navigateur de la personne, sans les lui demander : le pays, la page d’origine, la source UTM, le navigateur…

Les options après l’envoi

Dans Options avancées une fois le formulaire soumis :

• Le demandeur doit fournir une adresse email : ajoute une question e-mail obligatoire.
• Envoyer un email de confirmation : le message envoyé à la personne après l’envoi du formulaire.
• Créer la carte sous le parent suivant : la carte est créée en sous-carte de cette carte, ou à la Racine de votre workspace.
• Créer la carte en utilisant le type suivant : le type de carte des nouvelles cartes.
• Nom de l’expéditeur dans les emails de notification : par défaut, le nom de votre organisation.
• Quand le formulaire est envoyé anonymement, utiliser le champ suivant pour enregistrer l’adresse email : un champ e-mail de la carte.
• Autoriser la réception de requête via email : les personnes peuvent aussi envoyer un e-mail pour créer une demande (voir Partager le formulaire). Choisissez les champs qui reçoivent l’objet, le texte et les fichiers joints de l’e-mail.
• Fournir une page de suivi pour le demandeur : la personne reçoit un lien vers une page où elle suit sa demande. Choisissez ce qu’elle peut faire :
  • Autoriser le demandeur à poster des commentaires après l’envoi de sa requête,
  • Autoriser le demandeur a modifier les champs après avoir soumis sa requête,
  • Notifier le demandeur quand les cartes sont déplacées d’un groupe à l’autre.

En haut du formulaire, Montrer les étapes de votre processus à l’utilisateur sur sa page de suivi de la demande montre l’avancement de la demande sur sa page, avec les groupes d’un champ, par exemple « Reçue », « En cours », « Terminée ».

Les automatisations

Pour faire quelque chose quand le formulaire est envoyé, par exemple mettre la carte dans un groupe, l’assigner ou prévenir une équipe, cliquez sur Créer une automatisation en bas de l’éditeur du formulaire. L’automatisation démarre quand un nouveau formulaire est soumis. Voir Automatisations.

Envoyer une demande

Quand quelqu’un envoie le formulaire :

• Kantree crée la carte, avec une icône de demande.
• La personne reçoit l’e-mail de confirmation, si vous l’avez activé, avec le lien vers sa page de demande.

Dans la carte, cliquez sur Ouvrir en haut pour ouvrir la page de la demande, par exemple si la personne a perdu le lien.

Vous pouvez aussi créer une demande à partir d’une carte existante : faites un clic droit sur la carte, puis Créer une requête. Choisissez le formulaire et saisissez l’adresse e-mail de la personne. Pour retirer la demande d’une carte, faites un clic droit dessus, puis Supprimer la requête associé.

Échanger avec le demandeur

Quand Autoriser le demandeur à poster des commentaires après l’envoi de sa requête est activé, vous pouvez échanger avec la personne depuis la carte :

1. Écrivez un commentaire sur la carte.
2. Activez Montrer dans la requête, puis envoyez le commentaire.

La personne voit le commentaire sur sa page de demande et reçoit un e-mail. Les commentaires sans Montrer dans la requête restent internes : seuls les membres du workspace les voient.

Bon à savoir :

• La personne n’est pas prévenue quand vous changez les champs de la carte, sauf si vous avez activé Notifier le demandeur quand les cartes sont déplacées d’un groupe à l’autre.
• Si vous modifiez un commentaire déjà envoyé, la personne n’est pas prévenue. Ne modifiez un commentaire que pour corriger une faute : envoyez un nouveau commentaire pour une nouvelle information.

Fermer une demande

Pour fermer une demande, archivez ou supprimez sa carte. C’est le seul moyen de fermer une demande. La page de la demande affiche alors Cette requête a été fermée.

Modifier un formulaire

Cliquez sur Modifier le formulaire dans la barre d’outils du formulaire, faites vos modifications, puis cliquez sur Enregistrer.

Les modifications s’appliquent aussi aux demandes déjà envoyées : leurs pages montrent les nouvelles questions.

Partager le formulaire

Cliquez sur Partager dans la barre d’outils du formulaire :

• copiez l’adresse du formulaire, ou cliquez sur le bouton du QR code,
• Embed donne le code HTML pour intégrer le formulaire à votre site web,
• avec Autoriser la réception de requête via email, l’adresse e-mail du formulaire apparaît ici.

Supprimer un formulaire

Survolez le formulaire dans la barre latérale du workspace, cliquez sur …, puis sur Supprimer. Le formulaire et les pages des demandes ne sont plus disponibles. Les cartes ne sont pas supprimées.