Grâce à sa flexibilité, Kantree s’adapte au choix d’organisation du Pilotage et des Métiers.

Kantree permet de gérer des projets quelle que soit la méthode de gestion de projets Agile ou en Cascade.

• Espace de travail Unique 

pilotage et actions Métiers dans le même espace

• Espaces de travail Multiples 

pilotage et actions Métiers dans des espaces distincts

En utilisant des espaces multiples et grâce aux automatisations Kantree permet aux workspaces de communiquer.

Avec cette méthode hybride, chaque acteur peut choisir l’organisation qui lui convient le mieux. 

Exemple : le Pilotage peut organiser son espace selon la méthode en cascade et le Métier selon la méthode Agile.

Comment organiser un projet dans Kantree

Espace unique ou espaces multiples ?

Espace unique - Les outils

Le pilotage, la planification opérationnelle et l’exécution des tâches dans le même workspace.

-Structuration personnalisée des données personnalisées pour distinguer le Pilotage et le Métier

• Types de carte : pour identifier les cartes Pilotage, opérationnelles, tâches. Utilisées en sous cartes ou en relations de cartes. ex: tâches reliées à la carte d’une phase du projet.
• Vues filtrées par types de cartes 

=> ex : uniquement les cartes type “opérationnelle”

-Administration des permissions pour faire cohabiter l’ensemble des profils

-Lisibilité 

• Rôle personnalisé pour gérer des permissions de modification : champ par champ pour éviter les erreurs
• Configuration de la visibilité d’une vue avec un rôle personnalisé

-Sécurité

• Option : verrouiller la structure du workspace 

=> figer la structure des cartes /types de cartes/ workflow/ empêcher la création ou la modification des vues publiques

Espace unique - Types de cartes

Faire cohabiter des données personnalisées pour le Pilotage et le Métier dans le même espace

Espace unique - Permissions

Faire cohabiter des profils utilisateurs  Pilotage et Métier dans le même espace

Espace unique - Sécurité

Empêcher les risques d’erreur de manipulation

Espaces multiples - Sécurité

Mixer les méthodes prédictives et Agile pour cumuler les points forts de chacune

Espaces multiples - Outils

Le pilotage se fait dans un espace distinct de la planification et de l’exécution opérationnelle

Harmoniser les données cross workspaces pour harmoniser les données 

• Type de carte , champ partagé 
• Modèle de workspace

Faire communiquer les espaces

• Champ relation de cartes et Look up
• Automatisation qui crée des cartes d’un espace vers un autre
• Automatisation qui synchronise des valeurs de cartes Pilotage ⇔ Métier

Espaces multiples - Harmoniser les données entre espaces

Le pilotage se fait dans un espace distinct de la planification et de l’exécution opérationnelle

Espaces multiples - Faire communiquer les espaces

Lien de la vidéo Youtube

Le champ Relation de cartes et les automatisations vous permettent de créer des actions sur un autre workspace et de synchroniser des valeurs

Depuis le workspace Pilotage : 

• déclencher la création d’une carte dans le workspace Opérationnel

• synchroniser des valeurs de champs exemple : date d’échéance du workspace pilotage avec un champ date du workspace opérationnel

  Le pilotage se fait dans un espace distinct de la planification et de l’exécution opérationnelle

  Création automatique d’une carte de Pilotage vers Métier avec sous-cartes et sélection données de la carte d’origine

  

  Configuration de l’espace Pilote

  Exemples d’actions déclenchées depuis le workspace Pilote vers le workspace Métier :

  • Création d’une carte avec liaison automatique avec la carte qui déclenche depuis le workspace Pilote.
  • Création des sous-cartes (checklist)
  • Envoi d’une demande via formulaire : création carte avec lien formulaire qui lui même créé une carte dans le workspace Pilote.
  • Assignation automatique
  • Agréger des valeurs de sous-cartes ou relations sur une carte parent
  • Création automatique de cartes réunions selon périodicité

  

  Configuration de l’espace Métier

  Exemples d’actions déclenchées depuis le workspace Métier vers le workspace Pilote

  • Synchroniser certains champs des cartes liées avec le Pilotage
  • Contrôle des phases avant demande d’exécution
  • Alerte sur un élément non conforme : envoi d’un mail, publication d’un commentaire, déplacement dans un groupe, assignation automatique d’un responsable

  

Planifier

Représenter les tâches

Une tâche peut être représentée par :

• une carte principale liée à une autre carte principale 
• une sous-carte, une sous-sous cartes (pas de limite de niveaux)

Consultez les caractéristiques dans le tableau👉pour choisir l’option la plus adaptée à votre usage.

Planification - Les outils

• Champs Date prévisionnel : début et fin prévisionnels
• Champs Date réalisé : début et fin réalisé
• Champ Formule : calculer des dates automatiquement

ex: {Date de contrôle} : +3d 

• Champ Formule : afficher les numéros de semaine week_number()
• Champ Relation de cartes pour créer des dépendances dans la vue Gantt

Les vues - Cas 1 workspace = 1 projet

Les vues - Cas 1 workspace = plusieurs projets

Vues Kantree

• Vue Kanban
• Vue Timeline
• Vue Gantt
• Vue Calendrier

Assignation - Les outils

• Champ Membres 

Permet de notifier automatiquement les personnes assignés membres du workspace.

Ex : 1 champ Responsable Projet, 1 champ Responsable de phase

• Champ Libellés
• Si pas besoin de notifier automatiquement
• Toujours possible d’envoyer un email via une automatisation selon le contexte souhaité.

Assignation - Visualiser la répartition de la charge de travail

Assignation - Visualiser la répartition de la charge de travail

Au sein de l’espace Pilotage prévoyez une carte principale par ressource et :

• des sous-cartes avec un type par ex: “Allocation” 

ou 

• cartes liées pour centraliser l’ensemble des allocations.

Prévoyez un champ Nombre ou Pourcentage pour planifier le temps d’allocation de la ressource.

Grâce à ceux-ci vous pourrez agréger leurs valeurs sous forme d’un total au niveau de la carte principale.

Ce calcul se fait via une automatisation.

Suivi des ressources - Configuration

Visualiser l’avancement

Compléter l’avancement - Le métier complète l’avancement qui se synchronise vers le Pilotage

Suivi d’avancement - Configuration

Suivre les écarts entre le prévisionnel et l’effectif

Exemples de configuration  :

• 2 champs Date :

prévisionnel 

effectif

• Vue Gantt prévisionnel
• Vue Gantt  Effectif
• Vue indicateurs écarts prévisionnel / effectif avec champs Formule

Indicateurs

• La vue Dashboard au niveau du workspace vous permet de créer des indicateurs sur un workspace en particulier

• L’espace My work pour créer une vue Dashboard personnelle (non partageable

• L’espace Portfolio pour créer une vue Dashboard si vous souhaitez inviter des personnes à consulter ou collaborer sur ces indicateurs.

Clôturer

Gérer les Rex

Collectez et gérez vos vos REX dans le même espace grâce au Formulaire

• Créez un type de carte Rex/Réunions
• Créez les champs selon la structure de votre Rex
• Collectez la donnée manuellement sur la carte ou créez un formulaire pour avoir toutes les données des membres avant la synthèse en réunion
• Lier les cartes de collecte à la carte Rex pour avoir tous les éléments dans la même carte pour faciliter le déroulé du Rex.
• Ajoutez un champ Libéllé pour qualifier le Rex : au cours du projet ou de clôture.

Gérer vos réunions

Une carte réunion et des vues comme support de votre réunion

Dans votre carte de réunion, structurez les champs pour :

• la préparation de la réunion
• les notes pendant la réunion
• le compte rendu officiel (vous pouvez créer des automatisations avec envoi d’email pour soumettre le CR à valider)
• identifiez les actions à prendre suite à ce Rex 

et… gérez ces nouveaux projets dans un nouvel espace Kantree.