La gestion de projets dans Kantree

Kantree s’adapte à votre façon de mener vos projets : en cascade, en agile, ou en mélangeant les deux. Ce guide vous donne des façons d’organiser le pilotage de vos projets et le travail de vos équipes, avec des exemples.

Il y a deux grandes façons de faire :

• Un seul workspace : le pilotage et les tâches sont dans le même workspace.
• Plusieurs workspaces : le pilotage est dans un workspace, le travail de chaque équipe dans d’autres workspaces. Des automatisations font communiquer les workspaces.

Avec plusieurs workspaces, chaque équipe peut choisir sa propre méthode. Par exemple, l’équipe de pilotage planifie avec un diagramme de Gantt (cascade), et l’équipe de développement travaille en sprints (agile).

Organiser un projet dans Kantree

Un seul workspace ou plusieurs ?

Répondez à ces questions :

1. Un projet, ou plusieurs projets ? Pour un seul projet, utilisez un seul workspace.
2. Pour plusieurs projets : est-ce que tous les projets suivent le même workflow (les mêmes étapes) ? Si ce n’est pas le cas, utilisez plusieurs workspaces.
3. Combien de personnes modifient les cartes ? Avec moins de 10 personnes, un seul workspace suffit. Avec plus, utilisez plusieurs workspaces. Les personnes qui ne font que lire (les observateurs) ne comptent pas.

Un seul workspace : les outils

Le pilotage, la planification et les tâches sont dans le même workspace. Pour qu’il reste clair :

• Les types de cartes séparent les sortes de cartes, par exemple « Projet », « Phase » et « Tâche ». Les tâches peuvent être des sous-cartes de leur phase, ou lui être reliées par un champ relation.
• Des vues filtrées par type de carte montrent chaque sorte de carte, par exemple seulement les cartes « Tâche ».
• Les rôles personnalisés choisissent qui peut modifier chaque champ, pour éviter les erreurs.
• La visibilité des vues ne montre à chaque rôle que les vues dont il a besoin.
• Le verrouillage de la structure fige les champs, les types de cartes et les vues partagées.

Un seul workspace : les types de cartes

Par exemple, dans le workspace Refonte de la boutique en ligne, les phases sont des cartes, et les tâches sont des sous-cartes des phases. Un type de carte « Phase » donne aux phases leurs propres champs (budget, responsable de phase…), et un type de carte « Tâche » donne aux tâches les leurs (estimation, priorité…).

Voir Les types de cartes.

Un seul workspace : les permissions

• Créez un rôle personnalisé pour chaque profil, par exemple « Pilotage » et « Membre de l’équipe ». Voir Les rôles personnalisés.
• Choisissez les rôles qui peuvent modifier chaque champ, et les rôles qui voient chaque vue.

Un seul workspace : la sécurité

Quand la structure du workspace est prête, verrouillez-la : ouvrez les paramètres du workspace, puis Modèle de données, puis activez Verrouiller la structure de ce Workspace. Personne ne peut alors modifier les champs, les types de cartes ou les vues partagées.

Plusieurs workspaces : les méthodes

Mélangez les méthodes pour profiter des forces de chacune :

• Le workspace de pilotage : une méthode prédictive. Les projets sont des cartes, planifiées sur une timeline ou un diagramme de Gantt.
• Les workspaces des équipes : une méthode visuelle. Les tâches sont sur un tableau kanban partagé par l’équipe.

Une automatisation crée une carte dans le workspace de l’équipe à partir du workspace de pilotage. Un champ relation relie les deux cartes : les valeurs sont synchronisées, et chacun suit l’avancement depuis son propre workspace.

Plusieurs workspaces : les outils

Gardez des données cohérentes :

• des types de cartes et des champs partagés par l’organisation,
• des modèles de workspaces.

Faites communiquer les workspaces :

• des champs relation et lookup,
• des automatisations qui créent des cartes dans un autre workspace,
• des automatisations qui synchronisent des valeurs entre les cartes de pilotage et les cartes des équipes.

Plusieurs workspaces : des données cohérentes

Les administrateurs de l’organisation peuvent partager des types de cartes et des champs avec tous les workspaces de l’organisation. Chaque workspace active ensuite les types partagés dont il a besoin, dans le Modèle de données de ses paramètres. Voir Les champs d’organisation.

Plusieurs workspaces : les faire communiquer

Vous pouvez organiser le travail sur plusieurs niveaux :

1. Le pilotage : un workspace pour tous les projets qui suivent la même organisation.
2. Le pilotage métier : un workspace par projet, ou un workspace pour plusieurs projets d’une unité métier.
3. L’exécution : un workspace pour les tâches d’un projet, ou pour les tâches de tous les projets.

Vous choisissez où chaque workflow commence et finit. Par exemple : un workspace de pilotage du brouillon jusqu’au planning, puis un workspace d’exécution avec toutes les équipes pour la réalisation.

Regardez notre vidéo : Comment mener un projet entre deux équipes.

Depuis le workspace de pilotage, des automatisations peuvent :

• créer une carte dans le workspace de l’équipe, reliée à la carte de pilotage,
• créer des sous-cartes, par exemple une liste de contrôle,
• envoyer un formulaire : créer une carte avec un lien vers un formulaire, qui crée ensuite une carte dans le workspace de pilotage,
• assigner la carte automatiquement,
• additionner les valeurs des sous-cartes ou des cartes liées sur une carte parent,
• créer des cartes de réunion à une fréquence donnée.

Depuis le workspace de l’équipe, des automatisations peuvent :

• copier certains champs de la carte sur la carte de pilotage,
• vérifier les étapes avant une demande,
• alerter quand quelque chose ne va pas : envoyer un e-mail, publier un commentaire, déplacer la carte dans un groupe, assigner une personne.

Voir Les automatisations entre workspaces et Synchroniser des workspaces.

Planifier

Représenter les tâches

Une tâche peut être :

• une carte reliée à une autre carte par un champ relation,
• une sous-carte, ou une sous-carte d’une sous-carte (sans limite de niveaux).

Planifier : les outils

• Des Champs de date pour les dates prévues (début et fin) et les dates réelles.
• Des champs formule pour calculer des dates, par exemple as_date({Date de contrôle} + period("3 days")), ou des numéros de semaine avec week_number({Date d'échéance}). Voir KQL.
• Un champ relation pour les dépendances de la vue Gantt.

Les vues : un workspace pour un projet

Planifiez les tâches avec une vue Gantt : dépendances, chemin critique, jalons. Voir Timelines.

Les vues : un workspace pour plusieurs projets

Chaque projet est une carte. Suivez-les avec :

• une vue Kanban groupée par état,
• une vue Timeline, groupée par chef de projet ou par priorité,
• une vue Gantt,
• une vue Calendrier.

L’affectation : les outils

• Les champs Assignés préviennent les personnes automatiquement. Par exemple, un champ « Chef de projet » et un champ « Responsable de phase ».
• Les champs Membres ne font que noter des noms, sans notifications. Vous pouvez quand même prévenir les personnes avec une automatisation, quand vous le choisissez.

L’affectation : voir la charge de travail

Le graphique Charge de travail d’un dashboard montre les cartes de chaque personne. Voir Dashboards.

L’affectation : planifier l’allocation des ressources

Dans le workspace de pilotage, créez une carte pour chaque personne (ressource). Puis, pour chaque allocation de cette personne à un projet, créez :

• soit une sous-carte d’un type de carte « Allocation »,
• soit une carte reliée à la carte de la personne par un champ relation « Allocations ».

Donnez à chaque allocation un champ Nombre « Allocation (jours) », ou un champ Pourcentage.

Une automatisation additionne ensuite les allocations sur la carte de la personne (voir plus bas).

Le suivi des ressources : la configuration

Exemple : afficher sur la carte de chaque personne le total de ses allocations, et si elle est disponible.

1. Sur la carte de la personne, ajoutez un champ Nombre « Allocation totale (jours) » et un Bouton déclenchant une automatisation « Mettre à jour ».
2. Créez une règle Action manuelle sur une carte :
   1. Définir une variable allocation avec la valeur 0.
   2. Ajoutez un bloc Requête Balayer les relations de la carte, sur le champ « Allocations ». Dans ce bloc, Définir une variable allocation avec la formule as_number(${allocation}) + {Allocation (jours)}.
   3. Après le bloc, Remplir un champ à partir d’une formule : champ « Allocation totale (jours) », formule ${allocation}.
3. Ajoutez un champ Formule « Disponibilité » :

if({Allocation totale (jours)} >= 30, "Indisponible", "Disponible")

Voir l’avancement

L’équipe renseigne l’avancement de ses cartes (par exemple un champ Pourcentage). Une automatisation le copie sur la carte de pilotage, par le champ relation : l’équipe de pilotage voit l’avancement de chaque projet sans ouvrir le workspace de l’équipe.

Suivre les écarts entre le prévu et le réel

Exemple de configuration :

• deux champs date : « Date prévue » et « Date réelle »,
• une vue Gantt sur les dates prévues, et une autre sur les dates réelles,
• une vue tableau avec les écarts, calculés par des champs formule.

L’écart en jours :

count_days({Date prévue}, {Date réelle})

Le type d’écart :

if({Date prévue} != empty, if({Date prévue} < {Date réelle}, "En retard", "En avance"), "Inconnu")

Les indicateurs

• Le dashboard d’un workspace montre les indicateurs de ce workspace.
• My work a des dashboards personnels, avec des données de plusieurs workspaces.
• Un portfolio a des dashboards pour partager avec d’autres personnes les indicateurs de plusieurs workspaces. Voir Portfolios.

Voir Dashboards.

Clôturer

Gérer le retour d’expérience

Rassemblez votre retour d’expérience dans le workspace du projet :

• Créez un type de carte « Retour d’expérience ».
• Ajoutez les champs de votre retour d’expérience : ce qui a bien marché, ce qui n’a pas marché, ce qu’il faut changer…
• Remplissez-les sur la carte, ou créez un formulaire que les membres remplissent avant la réunion de bilan.
• Reliez les cartes collectées à la carte de retour d’expérience, pour tout avoir dans une seule carte pendant le bilan.
• Ajoutez un champ libellés pour indiquer quand la leçon a été apprise : pendant le projet ou à la fin.

Gérer vos réunions

Créez un type de carte « Réunion », avec des champs pour :

• la préparation de la réunion,
• les notes pendant la réunion,
• le compte rendu (une automatisation peut l’envoyer par e-mail pour validation),
• les actions à mener après la réunion : créez-les en sous-cartes, ou en cartes dans un autre workspace.

Une Action programmée peut créer les cartes de réunion à une fréquence donnée, par exemple chaque lundi.

L’organisation agile Scrum

Avec Kantree, vous pouvez :

• gérer vos sprints, vos stories, vos epics et vos tâches à votre façon,
• les relier, pour voir chaque information dans son contexte,
• voir le travail du sprint en cours, des prochains sprints, et le backlog,
• laisser les membres de l’équipe s’attribuer le travail.

Les exemples ci-dessous utilisent le workspace Développement de l’application mobile de la démo.

Mettre en place votre modèle de données

Un seul workspace

Un seul workspace contient les sprints, les stories, les epics et les tâches. Il peut aussi recueillir les demandes des utilisateurs (bugs, demandes d’évolution) et les rétrospectives. Tout le monde travaille au même endroit, avec le contexte de son travail.

Les sprints

Utilisez un champ Jalon « Sprint » : chaque sprint est une valeur du champ, avec une date de début et une date de fin. Dans les options du champ, choisissez une durée (par exemple deux semaines) : chaque nouveau sprint commence quand le précédent se termine.

Un tableau groupé par Sprint montre le plan des prochains sprints :

Les types de cartes

Utilisez des types de cartes pour les différentes sortes de cartes : epic, story, tâche, bug, demande d’évolution, rétrospective. Les tâches peuvent être des sous-cartes de leur story. Donnez à chaque type ses propres champs.

Les champs

• un champ Assignés pour assigner des personnes,
• un champ État pour les étapes du travail,
• un champ Nombre pour les points d’effort,
• un champ Relations de cartes pour relier une story à son epic. Activez Synchroniser les deux champs de relation pour voir le lien depuis les deux cartes.

Quand le modèle de données est stable, verrouillez-le dans les paramètres du workspace (Modèle de données, puis Verrouiller la structure de ce Workspace).

Modifier le modèle de données

Pour modifier la structure, déverrouillez le workspace, faites vos modifications, puis verrouillez-le à nouveau.

Créer des cartes

• À la main : les membres créent des cartes dans les vues. Pour que seules certaines personnes puissent créer des cartes, utilisez des rôles personnalisés. Voir Collaborer avec votre équipe.
• Avec un formulaire : recueillez les demandes des utilisateurs. Chaque réponse crée une carte avec ses champs remplis, et vous pouvez échanger avec la personne dans les commentaires de la carte. Voir Formulaires.
• Par e-mail : chaque workspace a une adresse e-mail. Contrairement aux formulaires, les e-mails ne remplissent pas les champs. Voir Créer des cartes par e-mail.

Se concentrer sur les données utiles

Les vues partagées

Donnez à l’équipe les vues dont elle a besoin : par exemple le tableau du sprint en cours, filtré avec is_in_active_group?().

Chaque membre peut aussi créer des vues privées à partir d’une vue partagée, avec ses propres options. Par exemple, la vue partagée est un kanban, mais un membre préfère un tableau.

Le filtre

Ne montrez que les cartes utiles, par exemple les stories pas encore commencées, ou les cartes d’un epic. Voir KQL.

Le regroupement

Les vues kanban, tableau, liste, timeline et Gantt groupent les cartes par un champ : état, libellés, sprint, assignés, relations… La vue kanban peut aussi grouper par deux champs : par exemple les sprints en colonnes et les assignés en lignes.

Organiser les vues

Quand vous avez beaucoup de vues, ou plusieurs équipes dans le même workspace, rangez les vues dans des catégories.

Qui voit quelle vue

Ne montrez à chaque rôle que les vues dont il a besoin. Par exemple, donnez à une personne extérieure à votre équipe le rôle Observateur autorisé à commenter, et ne lui montrez que les vues d’avancement : vous échangez avec elle dans les commentaires plutôt que par e-mail. Voir Les vues.

Rôles et permissions

Les rôles intégrés sont Admin, Membre, Observateur autorisé à commenter et Observateur. Vous pouvez aussi créer des rôles personnalisés.

Rôles suggérés :

• Scrum Master : Admin
• Product Owner, développeurs, testeurs : Membre
• Les personnes extérieures à l’équipe qui envoient des demandes : un rôle personnalisé qui ne peut modifier que certains champs et commenter.

Créer vos indicateurs Scrum

Les dashboards montrent des graphiques, des chiffres et des listes de cartes au même endroit. Certains graphiques sont faits pour Scrum :

• Graphique Burndown (en utilisant des groupes) : les points restants du sprint en cours, avec le champ Sprint comme Type de groupe et les points d’effort comme Champ de “points”. Graphique Burndown (via un champ Relations) fonctionne quand les sprints sont des cartes.
• Vélocité par groupe : les points terminés dans chaque sprint.
• Charge de travail : le travail de chaque membre.

Automatiser vos processus

Exemples :

• prévenir l’équipe quand un sprint se termine,
• créer la carte de rétrospective automatiquement,
• envoyer un e-mail à la personne qui a signalé un bug, pour confirmer qu’il est corrigé.

Voir Automatisations et Faites de Kantree votre application métier.